Автономна некомерційна освітня організація
вятски КОЛЕДЖ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Контрольна робота
Дисципліна: «Документаційне забезпечення управління»
Студента групи П - 31
Мусихина Ганна Миколаївна
Викладач: О.А. Харіна
г. Зуївка 2014р.
Введення
Документи супроводжують людину вже кілька століть. За цей час вони невпізнанно змінилися. З найдавніших часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми дізнаємося історію своєї країни, особливості побуту і різних відносин, що складалися в ті далекі часи. Документи виникли разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, з розвитком писемності, стали засобом спілкування, передачі інформації. Документи є одним з найважливіших сховищ людської пам'яті.
В давнину документи складалися на самих різних матеріалах. В Ассирії - на глиняних табличках, в Індії та Цейлоні - на пальмових листках, в Єгипті - на кам'яних плитах і папірусах, у Древньому Новгороді - на бересті. Винайдена в 105 р в Китаї папір відкрила нову еру в житті документів. На багато століть вона стала практично єдиним матеріалом для оформлення. Реальна альтернатива документам на паперовій основі виникла тільки кілька десятиліть тому з появою комп'ютера. Не потрібно доводити, що знання діловодства, вміння документально оформити управлінське рішення разом з етикою ділового спілкування для менеджера будь-якого рівня, фахівця стало невід'ємною ознакою професіоналізму.
Основна мета роботи полягає у вивченні та аналізі роботи з організаційно-розпорядчими документами, що сприяють вдосконаленню і правильної організації праці. Робота визначає єдину систему організації діловодства, встановлює єдині вимоги до документів, їх оформлення на підприємстві та його структурних підрозділів, єдині вимоги до обліку, використання і зберігання документів.
Вимоги до складання та оформлення наказів
Фахівці з управління вважають, що ефективність роботи підприємства на 75% залежить від уміння грамотно складати інструкції, накази та контролювати їх виконання.
Розрізняють три види наказу:
· наказ по основній діяльності;
· наказ по особовому складу.
· наказ по адміністративно-господарських питань.
Наказ по основній діяльності
Розглянемо методику складання наказу з основної діяльності. Накази з основної діяльності є правовими нормативними актами, що реалізовують керованість об'єктів зверху вниз, т. Е. Від керуючого органу до керованого.
Підготовка наказу включає в себе кілька етапів:
· ініціювання видання наказу;
· збір необхідної інформації;
· підготовка проекту документа;
· узгодження;
· перевірка правильності оформлення;
· підписання;
· доведення наказу до виконавців.
Обробка розпорядчих документів може регламентуватися положенням про порядок підготовки і вступу в силу розпорядчих документів організації або введенням відповідного розділу в інструкцію з діловодства організації.
Текст наказу складається з двох взаємопов'язаних частин: констатуючої і розпорядчої. У констатуючій частині вказуються причини, що послужили підставою для видання наказу. Зазвичай дана частина починається з наступних стійких словосполучень: У цілях ... raquo ;, На підставі ... raquo ;, У зв'язку з ... .
Якщо підставою для видання наказу є якийсь нормативний акт вищого органу, то в констатуючій частині слід зазначити вид акта, його автора, повна назва (заголовок), номер і дату, т. е. наводяться всі пошукові дані. Якщо немає необхідності давати роз'яснення, то констатуюча частина може бути відсутнім.
розпорядча частина відокремлюється від констатуючої дієсловом Наказую raquo ;, який пишеться великими літерами з нового рядка, без абзацу і лапок, наприкінці дієслова ставиться двокрапка. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті розпорядчої частини вказуються виконавець, наказують дії і термін виконання. В якості виконавців можуть виступати як окремі посадові особи, так і організації. Кількість виконавців по кожному пункту не обмежена. ...
