Виконавець вказується в давальному відмінку. Наприклад: Директорам заводів ... raquo ;, Начальнику відділу кадрів Іванову В. П ... і т. п. пропонуютьсядій виражається дієсловами у невизначеній формі підготувати raquo ;, зарахувати raquo ;, забезпечити raquo ;, затвердити raquo ;. Термін виконання повинен бути реальним, відповідати обсягу пропонованих робіт. Зазвичай встановлюється окремий термін виконання для кожного завдання. Останнім пунктом в наказах вказується особа, на яку покладається контроль за виконанням документа (посада та П.І.Б.). Розпорядчі документи можуть мати додатки, на які даються посилання у відповідних пунктах розпорядчої частини. Однак реквізит додаток в даному випадку не оформляється, посилання на додатки даються в дужках у відповідних пунктах. Наприклад: Затвердити інструкцію з діловодства .
На самому додатку у правому верхньому куті першого аркуша друкується слово Додаток (якщо додатків кілька, вони нумеруються) і вказується, до якого наказом або пункту наказу належить додаток, наприклад
Наказ - правовий акт, що видається керівником органу управління, що діє на основі єдиноначальності для забезпечення основної та оперативної діяльності.
Додаток до наказу - додаткові до основного тексту наказу матеріали довідкового, документаційного або іншого характеру.
Якщо додатком до наказу є затверджуваний документ (положення, правила, інструкція і т. п.), у відповідному пункті розпорядчої частини робиться відмітка: (додається) raquo ;, а на додатку у верхньому правому куті розміщується гриф затвердження документа.
У проектах наказів, що мають одне або кілька додатків, повинна бути єдина нумерація сторінок з охопленням основного тексту і всіх додатків.
Додатки до проектам наказів повинні візуватися виконавцем, які підготували їх, керівниками структурних підрозділів. До проекту наказу додається список на розсилку.
Наказ оформляється на загальному бланку формату А4. Далі в ході роботи над проектом наказу йдуть етапи узгодження і підписання. Проекти наказів, підготовлені для узгодження, оформляються на стандартних аркушах паперу з нанесенням усіх необхідних реквізитів і вказівкою на верхньому полі документа праворуч - Проект .
Проект до підписання підлягає узгодженню з усіма зацікавленими особами, а також зі структурними підрозділами і посадовими особами, яких він стосується. Узгодження здійснюється шляхом візування. Візи гриф узгодження, як правило, проставляються на першому примірнику проекту. У разі незгоди з проектом пишуть мотивований висновок. Перед підписанням проект ретельно вивіряється на наявність орфографічних або стилістичних помилок. Наказ підписується керівником або заступником керівника підприємства.
Для ознайомлення з наказом можуть бути підготовлені виписки з наказу по кожному пункту.
Роботодавець повинен організувати правильне і своєчасне ведення трудових книжок, а відповідальність за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжці несе спеціально уповноважена особа, призначена наказом (розпорядженням) роботодавця. Видання такого наказу по основній діяльності обов'язково, незважаючи на те що обов'язки по роботі з трудовими книжками завжди включаються в посадові інструкції і в трудові договори працівників, відповідальних за роботу з трудовими книжками. У зв'язку з періодичною зміною працівників кадрової служби, а також їх можливим тимчасовою відсутністю представляється небажаним вказувати в тексті наказу про призначення відповідального за роботу з трудовими книжками прізвище працюючого зараз співробітника і можна обмежитися назвою посади (якщо за нею закріплена один штатна одиниця).
Наказ по особовому складу
Накази з особового складу становлять окрему групу кадрової документації і вимагають певних правил складання, відмінних від наказів по основній діяльності. Вони фіксують прийом на роботу, переміщення по роботі, звільнення з роботи, встановлення посадових окладів, відпустки, відрядження, зміна прізвища, заохочення, стягнення і т. Д.
В даний час діють уніфіковані форми більшості наказів по особовому складу (Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1). Вони мають особливості складання та оформлення: ці накази оформляються не так на кілька дій, а на одне, т. Е. Самостійно видається наказ про прийом на роботу, самостійно про переведення, звільнення, відряджанні. Кожен наказ можна оформляти не так на окремого співробітника, а відразу на кілька, що при великій кількості працюючих дуже зручно.
Введення уніфікованих форм викликало самі різні думки: одні вважають, що такі форми зручні й необхідні кадровій службі, інші вважають, що нові форми підвищують трудомісткість роботи з ведення кадрової документації.
Однак слід враховувати, що сучасній документації по кадрам ...
