МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ УКРАЇНИ
УО В«Білоруський державний економічний університетВ»
Кафедра технології виробництва
Контрольна робота
з курсу В«ДіловодствоВ»
Студент О.М. Радкевич
Перевірив В.В. Паневчик
МІНСЬК 2010
Завдання 1. Організація документообігу та його характеристика. Шляхи вдосконалення документообігу
Організація роботи з документами - це організація документообігу, зберігання і виконання документів в поточній діяльності установи.
Документообіг - це рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення адресату або здачі на зберігання. p align="justify"> Він виконує всі функції системи комунікації в установі. Його мета - забезпечення руху комплексів документів в процесі документаційного забезпечення управління (ДОП). p align="justify"> Завдання вдосконалення документообігу - організація такого руху, яке найкращим чином забезпечувало б досягнення цілей системної ДОП.
Для оцінки та аналізу документообігу застосовуються якісні і кількісні показники.
Якісні показники:
В· використовувана система інформаційного забезпечення (автоматизована, традиційна або змішана);
В· організація документообігу в просторі (маршрути руху документів, етапи та інструкції щодо їх проходженню, стадії документообігу);
В· особливості поповнення системи інформацією (склад і зміст документів, що включаються в документообіг, напрямок руху документів, періодичність документопотока).
Кількісні показники:
В· обсяг документообігу, який дорівнює кількості вхідних, вихідних і внутрішніх документів організації за конкретний період часу (рік, квартал, місяць);
В· питома вага кожної групи документів у загальному документообіг;
В· щільність документопотока - обсяг документів, що проходять через підрозділ за одиницю часу;
В· фізичний обсяг конкретного документа - розмір його тексту;
В· тривалість документообігу - швидкість проходження окремих документів у процесі документообігу.
Для раціонального документообігу слід керуватися такими принципами:
. Прямоточность припускає, що переміщення документів має здійснюватися за найбільш короткому шляху, без зворотних переміщень
. Безперервність передбачає безперервну подачу документів на той рівень, на якому по них приймається рішення.
. Ритмічність означає рівномірність руху потоків документів, підпорядкування його найбільш прийнятного ритму руху.
. Паралельність передбачає виконання окремих операцій з обробки документа в процесі його руху. Основне призначення цього принципу - скоротити час проходження документа.
. Пропорційність передбачає пропорційну, рівномірне завантаження каналів руху документів.
. Самостійність і відповідальність означають, що при всіх діях - напрямку, розподілі, узгодженні, підписанні та інших - необхідно виходити з функцій організації та її структурних підрозділів, компетенції працівників.
Серед методів вдосконалення документообігу можна виділити дві групи: скорочення обсягу документообігу та вдосконалення технології документообігу.
Завдання 2. Які призначення та оформлення реквізитів В«Спеціальні поштові позначкиВ» і В«Повідомлення і конфіденційностіВ» у листі міжнародного зразка? Чи допускається у реквізиті В«ПідписВ» заміна скорочень В«І.О.В», В«Зам.В» Знаком В«/В» або прийменником В«заВ»? Як оформляється реквізит В«Гриф затвердженняВ» у разі, коли організаційні документи (статути, положення, інструкції та ін) стверджують розпорядчим документом? br/>
Спеціальні поштові позначки
Лист, що посилається спеціальною поштою, може мати вказівку під рядком з дат...
