Зміст
Введення
. Вимоги ЕСГД до підготовки та передачі справ до архіву підприємства. Порядок підготовки справ. Значення цієї стадії документообігу. Складання опису справ. Перевірка формування документів у справи
2. Організація прийому, передачі та доставки документів
. Поняття і значення формуляра-зразка для однакового побудови документів. Формуляр
Висновок
Навчально-методична література
Введення
Система зберігання інформації стала формуватися одночасно з формуванням системи ділової писемності. З появою перших документів з'явилася і завдання збереження цих документів. 16 липня 1712 - особлива дата в історії архівної справи, пов'язана з указом про створення із справ і "вироків" Урядового Сенату першого в державі архіву. У перебігу ХVIII - ХIХ ст. зростала кількість історичних архівів, вівся пошук найкращої схеми їх систематизації - архіви виникали, зливалися, перепідпорядковувати, іноді ліквідовувалися.
Перша згадка про свідоме зборі зберігалися документів належить до 1829, коли Микола 1 залишив резолюцію "Розібрати, що важливо відібрати, інше можна знищити". Декрет, що поклав початок загальнодержавній системі архівної справи в Росії був виданий 1 червня 1918, "Про реорганізацію та централізації архівної справи РРФСР". Після розпаду СРСР учасниками Співдружності незалежних держав, 6 червня 1992 укладено Угоду про правонаступництво щодо колишніх архівів СРСР. Відповідно до прийнятого документа припинило існування Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, а всі центральні державні архіви СРСР увійшли в систему Російських державних архівів. Документи підприємств, що відклалися в діловодстві, надалі або залишаються на тривале зберігання, або зберігаються короткі терміни і потім виділяються до знищення. Для зберігання справ у великих установах, організаціях, на підприємствах існують відомчі архіви, які в своїй роботі керуються "Положенням про архівний фонд РФ", "Основними правилами роботи відомчих архівів", а також Типовими переліками документів із зазначенням строків зберігання, Типовими положеннями про експертну комісію, номенклатурою справ для підприємства. У невеликих за структурою і штатної чисельності фірмах, як правило, відсутня спеціальний підрозділ - відомчий архів. У цьому випадку обов'язки архіваріуса сполучає секретар-референт фірми, відповідаючи за схоронність документації і своєчасну здачу її в державний архів. Взаємодія державних архівів із сучасними комерційними структурами передбачається здійснювати на договірній основі. У договорі закріплюються зобов'язання сторін: порядок, склад, терміни передачі документів на постійне або депозитне зберігання і т.д. Підприємство може скоротити термін зберігання документів у своєму відомчому архіві до передачі їх на державне зберігання у випадках: припинення діяльності, нестабільності діяльності, відсутності умов для зберігання документів, бажання самого підприємства.
Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення.
Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших спорів, які розглядаються цивільними, арбітражними і третейськими судами.
1. Вимоги ЕСГД до підготовки та передачі справ до архіву підприємства. Порядок підготовки справ. Значення цієї стадії документообігу. Складання опису справ. Перевірка формування документів у справи
Підготовка справ для подальшого зберігання
Завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві - обробка справ для наступного їх збереження і використання.
У структурних підрозділах документи знаходяться в оперативній роботі ще рік після закінчення поточного року. У цей період до них часто звертаються за довідками, робота з деякими документами завершується на початку нового календарного року. Після закінчення цього терміну справи повинні бути оброблені для тривалого зберігання. Справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання здаються в архів установи, якщо він є, або (в маленькій фірмі) перекладаються в інший шафу. Наприклад, справи за 1995 р. повинні бути оброблені в 1997 р.
Справи для зберігання готуються в суворій відповідності з вимогами, розробленими архівними установами та викладеними в "Основних правилах роботи відомчих архівів" і "Державній системі документаційного забезпечення управління".
Підготовка документів до тривалого зберігання включає в себе:
В· Експертизу цінності...
