Методи управління документообігом в організації
Практично на всіх підприємствах, особливо на підприємствах державного підпорядкування, існують загальні відділи. Їхня назва варіюється - це може бути відділ загального діловодства, загальний відділ, управління справами і т.д., але найголовніше - суть даного підрозділу залишається однаковою на всіх підприємствах незалежно від назви і полягає вона в організації потоків документів на даному підприємстві (наказів, розпоряджень, доручень, листів тощо). Розглянемо основні види документів, атрибутику документів, потоки документів і роботи, використовувані в роботі даних підрозділів. Крім центрального документообігу великого підприємства, існують спеціалізовані документообіг (в підрозділах підприємства, у відділах спеціалізованого діловодства та т.д.).
Основні принципи організації канцелярської роботи
У даному розділі перераховані основні принципи організації стійкого і керованого документообігу для організації. Всі вони викладені в літературі і відомі практично будь-якому керівному працівникові, але як показує практика вони досить часто порушуються.
Основним принципом документообігу є те, що ні у кого не існує локальних архівів документів. Будь вхідний документ, який не потрапив до загального архів документів, є потенційним клієнтом на невиконання. В організації є відповідна служба, а саме канцелярія, яка відповідає за проходження документів. Документи не враховані в канцелярії губляться найчастіше за все. p> В організації повинен існувати тільки один канал надходження вхідних документів. Навіть якщо прийом документів побудований за розподіленої схемою (див. "Методи зв'язків з зовнішнім світом "), то це зроблено тільки для підвищення швидкості обробки документів. Всі такі підрозділи миттєво надають інформацію в канцелярію (бажано в режимі on-line зв'язку з канцелярією). Можна розглядати, що такі віддалені пункти реєстрації документів є підрозділами канцелярії.
Для повноти картини документообігу на підприємстві система документообіг не повинна закінчуватися на відповідальних виконавців, тобто система автоматизації документообігу організації не повинна замикатися лише на канцелярії, а повинна мати продовження в системах управління документообігом підрозділів організації. h2> Типи документів, класифікація та їх взаємозв'язку
Розглянемо основні типи документів, які використовуються в роботі підприємства з їх характеристиками. Типів документів, що використовуються в роботі підприємства, досить багато (на окремих підприємствах їх число доходить до 500-600). У той же час, з точки зору канцелярії основних видів документів буває вельми невелика кількість, а саме всього на всього 3 види:
• Вхідні. Це документи, що надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, причому в заздалегідь встановлені терміни. Терміни встановлюються або нормативними акт...
