Управління документообігом в кадровій службі
1. Теоритические основи документообігу в кадровій службі
.1 Сутність і значення документообігу в кадровій службі
Поняття «документообіг» і сам термін виникли в діловодстві в 20-і роки. У працях великих фахівців у галузі управлінської праці та діловодства, таких як Д.Р. Покровський, П.М. Керженцев та ін були, сформулювали основні положення організації документообігу, дані теоретичні обгрунтування головних положень раціональної організації руху документів - розподіл документів по виконавцям, скорочення інстанцій їх проходження, направлення документів безпосередньому виконавцю, регламентацію підписання. У літературі того часу була обгрунтована методика обстеження маршрутів, руху документів, розроблена технологія їх доставки [1, С. 78].
Перша спроба нормативної регламентації єдиних принципів організації документообігу була зроблена в 1931 році Інститутом техніки управління у проекті «Загальних правил документації і документообігу». У проекті були викладені правила організації роботи з документацією і документообігу, правила прийому, сортування, доставки, виконання, контролю відправки документів, тобто всі етапи обробки документів.
Організація руху документів - важлива частина діловодного процесу. Треба знати, як правильно його налагодити, які умови створити для забезпечення чіткого, послідовного, безперебійного руху документів, так як укладена в них інформація необхідна для прийняття управлінського рішення і доведення його до виконавця [9, С. 95].
Рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення називається документообігом. Документообіг є складовою частиною організації роботи з документами. Він повинен здійснюватися таким чином, щоб шлях руху кожного документа був найбільш коротким, маршрут - прямим, час проходження - мінімальним.
Виконання цих умов вимагає:
1. Скоротити інстанції проходження документа, заздалегідь продумавши і визначивши шлях документа. Тільки ділова необхідність повинна впливати на його рух.
2. Встановити максимальну одноманітність в послідовності проходження і обробки конкретних видів документів. Воно досягається за допомогою розробки типових схем проходження цих видів документів.
. Виключити по можливості одне рух документів. Виконання цієї умови залежить від кількості інстанцій узгодження, реєстрації та відправлення документів.
. Активно застосовувати засоби оргтехніки та новітні інформаційні технології при передачі документів. Використання цих коштів має бути продуманим, а не стихійним. Тому, купуючи техніку, необхідно знати її технічні характеристики, радитися з фахівцями [10, С. 95].
Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - спеціалізацію, можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій, ефективного використання засобів оргтехніки і персоналу.
Крім того, дотримання цих правил дозволяє поліпшити документаційне за...
