безпечення апарату управління за рахунок:
) прямоточности напрямки документопотоков, виключення дублюючих і повторних операцій з підготовки та обробки документів;
) ритмічності руху документів, яка забезпечує їх рівномірне надходження і сприяє пропорційної завантаженні, як фахівців апарату управління, так і служби діловодства.
Об'єктивні дані про стан документообігу можна отримати з якісних і кількісних характеристик його параметрів.
До якісних характеристик документообігу відносяться:
) характеристики документопотоков (склад документів, їх зміст);
) маршрути руху документів (напрямок руху, етапи та інстанції маршруту руху документів);
) періодичність (стадії документообігу);
) спрямованість руху.
1.2 Організація документообігу в кадровій службі
Документообіг - це рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу [2, С. 85]. Схема документообігу представлена ??на рис. 1.1.
Рис. 1.1. Приблизний документообіг організації
Документообіг є важливою ланкою діловодства, визначає інстанції і швидкість цього руху. Головне правило документообігу - оперативне рух документів по найбільш перспективному шляху з мінімальними витратами часу та праці. Основу документообігу дають організаційні документи: Статут, положення про структурні підрозділи, положення про службу ДОП, накази про розподіл обов'язків, інструкції по роботі з документами, інструкції з діловодства, схеми документопотоков, шляхи проходження окремих видів документів. Розрізняють три основних потоку документації:
1) документи, що надходять з інших організацій (вхідні);
) документи, що відправляються в інші організації (вихідні);
) документи, створювані в організації і використовувані працівниками організації в управлінському процесі (внутрішні) [10, С. 96].
Рух вхідних документів включає:
) первинну обробку;
) попередній розгляд;
) реєстрацію;
) розгляд керівництвом;
) передачу на виконання;
) виконання;
) контроль за виконанням;
) списання виконаного документа в справу.
Рух вхідних документів показано на рис. 1.2., Де цифрами та літерами позначено:
Рис. 1.2. Схема руху вхідних документів
I Керівник (директор)
II Виконавець (структурний підрозділ)
а Експедиційна обробка
b Попередній розгляд, сортування
з Реєстрація
d Розподіл (розмітка)
е Перерозподіл (переметка)
Кореспонденція
Документи, реєстровані службою ДОП
Документи, незареєстровані службою ДОП
Служба документаційного забезпечення управління (ДОП), яка може бути представлена ??в орг...
