ВСТУП
«Кадри вирішують все» - скільки б часу не проходило з того моменту, коли висловлено це твердження, є ситуації, коли «людський фактор» стає причиною плутанини і помилок. Одна з таких ситуацій: необхідність співробітнику здійснювати значне число рутинних операцій з документами.
Сучасне суспільство прагне як можна в більшій кількості галузей перейти на автоматизовані процеси, щоб мінімізувати ймовірність помилки залежної від людського фактора. Те ж саме відбувається і в бухгалтерській діяльності, а саме - процес переходу від ручного документообігу до електронного. У роботі проведемо порівняльний аналіз цих двох видів документообігу, щоб відповісти на головне питання: «Що ж все-таки краще, дешевше і швидше?».
Зручність безпаперових технологій, на перший погляд, очевидно. Але головна перевага систем електронного документообігу не стільки в економії часу і витратних матеріалів, скільки в новій більш чіткої організації бізнес-процесів компанії.
Переваги СЕД розглядатиметься на прикладі компанії «Контур-Екстерн», а конкретно - Челнінского філії компанії.
Про систему
Системи електронного документообігу (СЕД) сприяють заощадженню і раціональному використанню людських ресурсів і підвищенню ефективності управління потоками корпоративних документів та інформації. Виділимо основні переваги, які несе з собою впровадження систем електронного документообігу для конкретного співробітника, що працює з документами.
Документообіг насамперед пов'язаний з побудовою єдиного інформаційного середовища компанії. Єдність у даному випадку означає як можливість оперативної роботи в системі всіх співробітників, так і єдину базу документів. Досвід говорить, що головне в побудові корпоративної єдності - можливість побачити, що компанія робила до тебе і робить разом з тобою. Інакше кажучи - побудувати бібліотеку електронних документів, щоб там можна було створювати і зберігати документи, тим самим накопичуючи корпоративні знання з року в рік. Якщо у співробітників є можливість побачити, що робили їх попередники, проаналізувати, чому вони це робили саме так і що роблять інші функціональні підрозділи (при спілкуванні з тим же замовником, наприклад), - саме ця можливість вибудовує корпоративну культуру і упрочняет корпоративні комунікації. Система електронного документообігу (СЕД) дозволяє працювати з документами оперативно, незважаючи на те що центр прийняття рішень і виконавців можуть розділяти тисячі кілометрів. Для Росії з її відстанями це особливо актуально.
Впровадження СЕД часто стає каталізатором серйозних змін в ІТ-структурі організації. Крім вирішення основних завдань, пов'язаних з побудовою єдиного інформаційного середовища організації, створення СЕД нерідко призводить до значного оновлення апаратного та системного програмного забезпечення, переходу на нові технологічні стандарти, а в ряді випадків - до переходу інформаційної інфраструктури організації на новий якісний рівень.
В цілому більшість великих і середніх підприємств сьогодні прийшли до розуміння того, що СЕД є потужними корпоративними засобами управління, здатними реально підвищити ефективність всієї компанії, а не засобом економії паперу і автоматизації роботи секретарів, як вважалося п'ять-шість років тому. Сьогод...
