Підготовка та проведення ділових зустрічей, прийомів
. Підготовка та проведення ділових зустрічей
1.1 Предмет ділової зустрічі
Ефективне проведення ділової зустрічі вимагає серйозної і ретельної підготовки.
Предметом ділової зустрічі є питання, проблеми, які потрібно розглянути під час зустрічі. Окрім зустрічей з метою вирішення ділових проблем проводяться також протокольні зустрічі, які ще називають «візитами ввічливості», оскільки вони проводяться з метою особистого знайомства або виявлення уваги до партнера з певного приводу.
Про діловій зустрічі слід домовлятися заздалегідь. У межах одного регіону найбільш доцільно домовлятися за 2-3 дні. Про організацію ділової зустрічі можна домовлятися по електронній пошті, по телефону.
Особливо ретельної повинна бути підготовка до зустрічі з іноземцями. Потрібно передбачити всі елементи програми їх перебування: порядок зустрічі, персональний склад учасників, участь представників преси, обмін сувенірами, привітальні промови, розміщення в готелі, ділова частина, культурна програма, неофіційні прийоми, дроти.
1.2 Місце проведення ділової зустрічі
Місце проведення зустрічі має важливе значення для сторін переговорного процесу, адже може стати важливим аспектом ефективності зустрічі для однієї або всіх сторін переговорів. Існують наступні варіанти вибору місця проведення ділових зустрічей: на своїй території, на території партнера, на нейтральній території і за допомогою засобів комунікації (дистанційно).
Більшість ділових людей віддають перевагу проведенню зустрічей на своїй території (у приміщенні своєї фірми).
Зустріч на своїй території дає можливість вигідно для себе використати статус господаря. Адже в цій ситуації дуже часто спрацьовує вислів «вдома і стіни допомагають». Господар може набором відповідних тактичних прийомів впливати на процес течії переговорів. Це кошти організаційного плану: вибір і пристрій приміщення, розміщення учасників за столом переговорів, організація переговорного процесу (затяжки, перерви), організація культурних та соціальних програм.
Організаційні засоби пов'язані з психологічними. Адже форми і рівень організації переговорного процесу створюють відповідну психологічну атмосферу (дружелюбності, тиску, напруженості, маніпуляції і т.д.). Прикладом може бути оформлення офісу Розмір столу, дистанція між господарем і відвідувачем, форма, розмір стільця (крісла), який пропонується відвідувачеві т.д.). Крім того, вже сам статус гостя буде викликати у людини певну психологічну напруженість.
Важливо також те, що господарі не витрачають час і сили на подолання втоми після дороги і на адаптацію до середовища. Вони можуть використовувати наявні можливості свого офісу: телефон, факс, Internet, секретарські послуги, кімнати для відпочинку, допомога експертів, юристів, вищестоящих осіб та ін
Підготовка приміщення. При підготовці приміщення до ділової зуст...
