Введення
Система електронного документообігу (СЕД) - організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів в комп'ютерних мережах, а також забезпечує контроль над потоками документів в організації.
Інформаційні ресурси складаються з файлів, що розробляються самими користувачами і вступників ззовні, мають своє призначення, формат, терміни виконання. Всі дані спочатку слабо структуровані, і якщо не вжити належних заходів щодо їх систематизації, будь-яка спроба займатися позитивної діяльністю буде зведена нанівець необхідністю пошуку потрібних даних, особи, відповідальної за виконання, і так далі. Спроби впорядкувати весь цикл «життя» документа на всіх етапах від створення, узгодження, реєстрації, розгляду, тестування і виконання, публікації та архівування ведеться вже давно. У підсумку розроблено велику кількість стандартів, і сьогодні доступний ряд готових рішень, завдання яких прискорити проходження документів на всьому життєвому циклі, а також поліпшити взаємодію співробітників, які беруть участь у їх створенні.
Система, яка задовольняє сучасним вимогам, повинна як мінімум мати засоби контролю версій і взаємозв'язків електронних документів, блокування на час редагування, дозволяти працювати з метаданими, забезпечувати необхідну безпеку і розмежування доступу, пошук, спрощену публікацію, перетворення і імпорт з паперових носіїв, зберігання та архівування. У міжнародній класифікації такі системи відносять до класу ECM-систем (Enterprise Content Management systems, системи управління інформаційними ресурсами підприємства). У Російській термінології частіше використовується термін «системи електронного документообігу» (СЕД). Враховуючи велику кількість функцій, ECM-системи складні по внутрішньому устрою і досить дороги. Хоча у використанні вони досить прості.
1. Загальний розділ.
.1 Мета розробки
Метою даного проекту є впровадження системи електронного документообігу, що працює на базі системи СЕД Alfresco в ГАОУ СПО Учалинского гірничо-металургійний технікум.
.2 Аналіз засобів автоматизації
У сучасній організації системи електронного документообігу (СЕД) стають обов'язковим елементом ІТ-інфраструктури. З їх допомогою підвищують ефективність діяльності комерційні компанії та промислові підприємства, а в державних установах на базі технологій електронного документообігу вирішуються завдання внутрішнього управління, міжвідомчої взаємодії та взаємодії з населенням. Загальноприйнятою абревіатурою є СЕД, хоча нарівні з нею також використовуються САД (система автоматизації діловодства), СЕДО (система електронного документообігу) і САДО (система автоматизації документообігу).
Спочатку системи цього класу розглядалися лише як інструмент автоматизації завдань класичного діловодства, але з часом стали охоплювати все більш широкий спектр завдань. Сьогодні розробники СЕД орієнтують свої продукти на роботу не тільки з кореспонденцією і ОРД (організаційно-розпорядчими документами), але і з різними внутрішніми документами (договорами, нормативної, довідкової та проектною документацією, документами з кадрової діяльності та ін.). СЕД також використовуються для вирішення прикладних задач, в яких важливою складовою є робота з електронними документами: управління взаємодією з клієнтами, обробка звернень громадян, автоматизація роботи сервісної служби, організація проектного документообігу та ін. Фактично системою електронного документообігу називають будь-яку інформаційну систему, що забезпечує роботу з електронними документами.
Ми будемо розглядати систему електронного документообігу Alfresco.
.3 Аналітичний огляд
Share пропонує користувачеві набір інструментів для управління документообігом всередині підприємства. Система характеризується простотою і одночасно багатою функціональністю, що забезпечує її користувачам тісну і плідну співпрацю. Інструменти Alfresco Share централизуют документообіг підприємства, стандартизують процеси обробки документів, підвищуючи ступінь взаємодії між співробітниками. У результаті значно скорочується робочий час необхідний для обробки документів, проходження їх по інстанціях, архівування документів та їх пошуку.
Система також дає учасникам абсолютно нові можливості. Такі як Версіонування, централізований пошук, гіпертекстової документації та інші. Незаперечні переваги системи перед звичайним (неінтрегрірованним) документообігом дозволяють досягти набагато більш високої продуктивності праці. Інтегруючи документообіг система заощаджує робочий час, скорочує т...
