присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи робиться відмітка про його наявність. Після прийому всіх справ по опису в кінці кожного примірника опису робиться заверительная напис із зазначенням цифрами і прописом фактичної кількості справ, переданих в архів, і номери відсутніх справ, якщо такі будуть. Під заверительной написом ставиться дата прийому-передачі справ і підписи осіб, які здійснювали її.
звірена з описом справи підбираються і ув'язуються в архівні зв'язки товщиною до 20 см. Справи укладаються по зростанню номерів, корінцями на обидві сторони. Справи в відомчий архів доставляються співробітниками структурних підрозділів. Канцелярії разом із справами передають у відомчий архів реєстраційно-контрольні картотеки, включивши їх в опіпь. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) передаються у відомчий архів за номенклатурою справ. Так як у багатьох установах архіви не мають достатніх площ, Основні правила відомчих архівів дозволяють зберігання цих справ централізованою службою діловодства або в структурних підрозділах до закінчення терміну їх зберігання, після чого вони підлягають знищенню в установленому порядку. Справи постійного терміну зберігання в установленому порядку передаються з відомчих до державних архівів.
Висновок
І так ми з'ясували, що робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок (документообіг), щоб не відволікати працівників від головних виробничих цілей підприємства, при цьому не можна допускати найменші помилки при складанні документа або передачі.
До того ж, неважливо, на якому рівні буде вестися діловодство: традиційним способом або сучасним безпаперовим обміном електронними документами - у кожному разі документування і робота з документами здійснюється за встановленими правилами.
Підготовка та передача справ в архів здійснюється відповідно до цього Порядку, розробленим відповідно до федеральним законодавством з питань архівної справи, нормативними актами Федеральної архівної служби Росії, нормативно-методичними документами з документаційного забезпечення управління ( ГОСТ Р 6.30-97 lt; http: //norm-load/SNiP/Data1/7/7089/index.htmgt; «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення», Основними правилами роботи відомчих архівів.
До архіву організації передаються справи постійного, тимчасового (понад 10-ти років) зберігання та з особового складу. Їх передача роблять лише по описам
Закінчені діловодством справи постійного, тимчасового (понад 10-ти років) зберігання та з особового складу, після закінчення календарного року, в якому вони були заведені, підлягають оформленню відповідно до цього Порядку і передаються в архів організації протягом наступного року, але не пізніше ніж через 2 роки після закінчення їх діловодством.
Передача справ в архів організації здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів, що передають документи в архів, і затвердженим керівником організації.
У період підготовки справ структурним підрозділом до передачі в архів організації співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Усі виявлені при перевірці недоліки у формуванні та оформленні справ працівники служби діловодства структурного підрозділу зобов'язані усунути. При виявленні відсутності справ складається довідка.
Прийом кожної справи проводиться особою, відповідальною за архів (спеціальним співробітником) у присутності працівника служби діловодства структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. Наприкінці кожного примірника опису вказується цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номери відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, а також підписи відповідального за архів (співробітника архіву) і особи, що передала справи.
Справи терміном зберігання до 10-ти років включно зберігаються службою діловодства і після закінчення термінів зберігання підлягають передачі в архів для знищення в установленому порядку.
У разі ліквідації або реорганізації підрозділи організації, працівник служби діловодства протягом 2-х місяців з моменту ліквідації або реорганізації підрозділу формує всі наявні документи у справи, оформляє справи і передає їх до архіву, незалежно від термінів зберігання.
Навчально-методична література
1.Делопроізводство і архівна справа. Терміни та визначення ГОСТ Р 51141-98 - М., 2 010
...
