спеціалістам, середньому і нижньому рівнями управління - лише окремі частини і розділи плану, які безпосереднім чином зачіпають їх рід діяльності. Так, наприклад, начальник відділу реалізації отримує не весь план прибутку, а лише її частина, яка пов'язана з діяльністю цього відділу, а саме: план реалізації, кошторис витрат, кошторис витрат на рекламу. Таким чином, план прибутку, з одного боку, являє собою єдину інтегровану схему діяльності всього підприємства, з іншого боку, він повинен являти собою систему, з якої будь-який центр відповідальності може виділити кошторису, що відображають конкретну діяльність даного підрозділу.
Після розподілу плану прибутку по всіх ланках управління на підприємстві повинні проводитися наради з питань реалізації плану, обговорюватися різні проблеми здійснення діяльності підприємства згідно з розробленими планами прибутку, зокрема, особлива увага повинна приділятися важливості гнучкого підходу до реалізації плану і необхідності постійного контролювання діяльності. У ході цих нарад охоплюється весь управлінський апарат і до керівників різних рівнів доводиться коло їхніх обов'язків і загальні завдання планування. Ця процедура дуже важлива для посилення взаємозв'язку різних рівнів управління в організації, для здійснення поточної діяльності та контролю.
У міру необхідності поточної діяльності по виконанню планів стає необхідним надання періодичних звітів. Вони повинні складатися щомісяця, але при необхідності деякі спеціальні звіти можуть складатися частіше, в режимі реального часу. У них повинні приводитися:
а) порівняння реальних, фактичних результатів діяльності із запланованими;
б) оцінка виникаючих відхилень.
Звіти про внутрішні і зовнішні фінансові результати складаються окремо.
Зовнішні звіти поділяються на:
а) звіти, що надають статистичну інформацію про діяльність підприємства;
б) спеціальні звіти з конкретних проблем;
в) періодичні звіти про виконання планів.
Останні відбивають процес безперервного внутрішнього контролю за результатами виробничої діяльності. Ця інформація, що дозволяє координувати роботу окремих центрів відповідальності, оформляється у вигляді звітів. Звіти використовуються і як основа контролю. Контрольні звіти складаються з порівняльного аналізу фактичної та бюджетної діяльності і спроб виявити відхилення.
Грунтуючись на формальних контрольних звітах, неформальній інформації, менеджери оцінюють дію, яка має бути розпочато: підправити поточні операції, переглянути оперативні бюджети, переглянути або закрити програму.
Технологічний процес управління включає ряд процедур, які закріплюються у внутрішніх нормативних документах підприємства.
Процедури управління є основою для удосконалення інформаційних підсистем і системи управління в цілому.
Зазвичай процедури включають:
коло працівників, що беруть участь у формуванні даних обліку;
відповідальність працівників за достовірне відображення даних у документах та облік;
порядок взаємовідносин працівників у стандартних ситуаціях при веденні обліку в первинних документах і в разі виникнення відхилення;
технічні засоби контролю;
порядок контролю;
систему первинних документів і документообіг.
Як приклад можна розглянути одну з таких процедур, що використовуються на російському підприємстві. Це система контролю достовірності обліку продукції, як частина єдиного технологічного процесу управління.
Як наголошується в західній літературі, основними факторами, що впливають на системи внутрішнього контролю є:
діяльність і рішення ради директорів, комітету з аудиту і вищого керівництва;
критерії виконання і винагороди;
кодекс поведінки та етики;
внутрішній і зовнішній аудит;
законодавство.
Акт про міжнародну корупції (Foreign Corrupt Practices Act) пред'являє наступні вимоги до системи внутрішнього контролю:
повноваження - кожному працівникові надаються певні повноваження дій і право підпису;
документування - всі угоди, крім фіктивних, повинні відображатися в документах в задані терміни, рахунку й сумі;
охорону - забезпечення схоронності цінностей шляхом обмеження доступу до них;
звірку - порівняння даних взаємоконтролюючі документів;
оцінку - суми, відображені в доку...
