документная система забезпечення управління повинна включати в себе наступні документи: Політика і цілі в галузі управління персоналом raquo ;, а також документовані процедури, робочі інструкції, записи, форми та інші документи, необхідні для управління персоналом.
Удосконалення системи документаційного забезпечення управління і підготовка до впровадження електронного документообігу включає в себе наступні роботи:
розробка положення про документаційне забезпечення управління;
розробка пакету регламентів виконання заходів з документаційного забезпечення управління;
розробка рекомендацій щодо вдосконалення номенклатури справ підприємства;
розробка альбому форм документів підприємства;
розробка регламенту внесення змін до системи документаційного забезпечення управління.
Крім того, розробка технології документаційного забезпечення включає в себе:
побудова класифікатора,
визначення метаданих,
розробку механізму індексування,
розробку процедур контролю,
розробку регламенту документаційного забезпечення.
Заходи щодо вдосконалення системи документаційного забезпечення персоналом повинні призвести до:
скороченню термінів проходження і виконання документів;
виключенню втрат документів;
оптимізація процесу узгодження документів;
централізоване зберігання текстів документів, підготовлених в електронній формі, і їх графічних образів;
контроль проходження документів у підрозділах підприємства з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, своєчасне інформування співробітників і керівництва про надійшли і створюваних документах.
контроль виконавської дисципліни.
Таким чином, для будь-якої організації життєво важливо постійно вдосконалювати документаційне забезпечення управління, оскільки це прямо впливає на якість прийняття управлінських рішень.
Документаційне забезпечення увазі організацію роботи з документами, що звертаються в системі управління персоналом.
Система документаційного забезпечення являє собою комплекс заходів, спрямованих на розробку локальних нормативних актів, документів з управління персоналом і охорони праці, первинних форм з обліку кадрів, робочого часу та розрахунків з персоналом, обліково-реєстраційної документації з метою регулювання трудових правовідносин, організації обліку кадрів, і забезпеченню заходів з охорони праці, виступаючи найважливішим елементом не тільки системи управління персоналом, але і всієї організації.
Тому, в умовах системної організації значення документаційного забезпечення управління важко переоцінити.
По-перше, ДОУ - це організована пам'ять підприємства, яка може бути використана для відновлення історії будь-якого цікавить питання з метою вилучення досвіду, аналізу різних сторін діяльності, встановлення причинно-наслідкових зв'язків, репродукування знань і т. п.;
По-друге, ДОУ - це облік і контроль результатів діяльності;
По-третє, це інформаційна технологія, що забезпечує кваліфіковане функціонування персоналу і підрозділів;
По-четверте, - це засіб для управління підприємством.
По-п'яте, це інструмент, що дозволяє чітко регламентувати взаємини роботодавця і працівника, права та обов'язки сторін трудових відносин.
Тому, в сучасній соціально-економічній обстановці в умовах пошуку оптимальних шляхів інформатизації суспільства та входження України у світовий інформаційний простір першорядне значення набуває вирішення багатоаспектною проблеми документаційного забезпечення управління, за допомогою якого процеси документування, організації документів і документообігу набувають нормативний або впорядкований характер.
На жаль, в даний час документаційне забезпечення діяльності російських підприємств здійснюється, в основному, стихійно і не бере до уваги існуючу нормативну базу і багатий досвід вдосконалення ДОУ накопичений у Росії за останні 175 років.
Висновки до глави 1
Документаційне забезпечення управління є важливою складовою частиною процесів управління та прийняття управлінських рішень, що істотно впливає на оперативність та якість у?? равления.
Між даними термінами існують деякі відмінності. Термін «документаційне забезпечення управління» підкреслює інформаційно-технологічну складову в сучасній...
