прискорення руху документів в організації;
зменшення трудомісткості обробки документів;
визначення відповідності наявності та потреб виробничих і управлінських процесів в документационном забезпеченні;
наявність і подальша постановка цілей документаційного забезпечення (досягнення яких повинна забезпечувати документная система);
визначення функцій документної системи виходячи з поставлених цілей з урахуванням пред'явлених вимог.
Основним завданням при побудові алгоритму оцінки та вдосконалення системи ДОУ є пов'язування системних вимог і основних атрибутів, що дозволяють системі управління персоналом перебувати в рівновазі.
Грунтуючись на вищевикладених принципах, Д.О.Сонін і А.А. Бєлов пропонують алгоритм оцінки та вдосконалення системи документаційного забезпечення, представлений в Додатку 1.
Перший етап являє собою аналіз поточної системи управління, а також її формалізацію. Дослідження процесів організації з точки зору теорії систем грунтується на принципі декомпозиції функцій. При побудові функціонально-алгоритмічної моделі ДОУ необхідно відштовхуватися від структури протікають процесів, яка будується за допомогою методології IDEF0, що дозволяє відобразити як входи і виходи процесів, так і їх взаємозв'язок, а також здійснити прив'язку документаційного забезпечення. Це дозволяє отримати ієрархічну структуру, на основі якої можна здійснити класифікацію процесів.
Визначення потреб виробничих і управлінських процесів в документационном забезпеченні сприяє постановці цілей документаційного забезпечення (досягнення яких повинна забезпечувати документная система), відповідно до яких опрацьовуються вимоги до системи ДОУ.
Дані принципи не суперечать міжнародним стандартам у сфері ДОП, тому такі стандарти, як ГОСТ Р ІСО 15489-2001: «Інформація та документація. Управління документами », ІСО/ТО 10013« Рекомендації щодо документування систем менеджменту якості », використовуються для формування вимог.
Наступним кроком є ??аналіз документаційного забезпечення. Послідовність кроків є відносною, оскільки дослідження системи управління і системи ДОУ проходить паралельно. Основним завданням на даному етапі є визначення ступеня відповідності існуючої системи ДОУ висунутим вимогам. Для цього необхідно зіставити документацію, супроводжуючу процеси, з тими потребами та цілями, які виявлені на попередньому кроці.
Обстеження та підготовка матеріалів за результатами діагностики системи документаційного забезпечення управління може включати в себе наступні роботи:
аналіз зразків внутрішньої документації і класифікація документів;
аналіз існуючого документообігу підприємства;
аналіз існуючого діловодства (практики роботи з документами, практики зберігання документів, практики формування справ, відповідність ГОСТ Р 6.30-2003);
аналіз номенклатури справ підприємства;
анкетування співробітників спеціалізованих підрозділів та інших підрозділів, що займаються документообігом підприємства, з метою виявлення фактичного стану використання технологій по ДОП та практики документування прийнятих рішень;
інтерв'ювання керівництва підприємства, співробітників спеціалізованих та інших підрозділів;
підготовка звіту за результатами діагностики системи ДОП, аналіз отриманих даних, включаючи створення схем реалізації технологій ДОП, моделей як є raquo ;, підготовка рекомендацій щодо оптимізації технологій ДОП, включаючи оптимізацію структури спеціалізованих підрозділів.
При цьому також здійснюється формалізація процесів документаційного забезпечення шляхом побудови функціонально-алгоритмічної моделі. Виходячи з поставлених цілей, а також з урахуванням вимог визначаються функції документної системи, і здійснюється побудова її функціонально-алгоритмічної моделі. Зіставлення цієї моделі з пред'явленим вимогою визначає сильні і слабкі сторони документаційного забезпечення і дозволяє виробити напрями його вдосконалення.
Потім здійснюється визначення (прогноз) ефективності обраного напрямку (чи приведе дане вдосконалення до досягнення необхідних результатів), оцінка ризиків при невдалому виборі (ймовірність). Для оцінки ефективності використовується системна методологія обгрунтування вдосконалення.
Після проведеного аналізу починається безпосередньо розробка заходів щодо вдосконалення системи ДОУ. Розробляється структура системи, в рамках якої визначаються елементи підсистем, інформаційні складові документів, а також визначаються взаємозв'язку всіх елементів системи. Проектована...
