вас з колегою з сусіднього відділу, з абонентом по той бік океану. Але, як показує практика, до розмови по телефону, особливо діловому, треба готуватися. Для державного службовця, ділової людини необхідно навчитися дорожити своїм часом (і часом співрозмовника). Погана підготовка, невміння лаконічно і грамотно висловлювати свої думки забирає від 20 до 30% робочого часу сучасного державного службовця. Крім того, культура телефонного спілкування - це засіб формування у партнерів вашого іміджу і іміджу установи, в якій ви служите.
Розглянемо деякі рекомендації, розроблені фахівцями.
1. Поруч з телефоном корисно тримати ручку, блокнот і календар.
2. Після дзвінка швидко зніміть трубку. Не "зривайтеВ» трубку під час дзвінка: в електроланцюгах різко зростає сила струму, що може призвести до пошкодження. Етикетом передбачено зняття трубки до четвертого дзвінка телефону, так як вплив телефонних дзвінків негативно позначається на нервовій системі. Не слід знімати телефонну трубку В«не дивлячисьВ», не відриваючись від справ, так як вона може торкнутися контактного важеля і з'єднання буде перервано.
3. Трубка знята. Виникає питання: яке перше слово Вимовити, щоб контакт був встановлений? Жорстких рамок тут немає. Як правило, людина відповідає: В«АллоВ», В«СлухаюВ», В«ТакВ». Вважається, що перші два варіанти переважно, оскільки В«такВ» звучить сухо і нелогічно, що може утруднити налагодження психологічного контакту. Нерідко зустрічаються відповіді: В«Я вас слухаю В», що звучить кілька манірно, і архаїчний варіантВ« У телефону В»абоВ« На дроті В». Всі перераховані відповіді доречні в домашній обстановці. У діловому спілкуванні переважніше використовувати інформативні відповіді (хто зняв трубку і в якій установі), при цьому не слід називати себе і підприємство скоромовкою.
4. Що робити, якщо під час вашої бесіди з клієнтом лунає телефонний дзвінок? Правила телефонного етикету та ввічливості наказують поступати таким чином: вибачитеся перед клієнтом, зніміть телефонну трубку і, пославшись на зайнятість, попросіть передзвонити. Можливий і інший варіант: запишіть номер телефону того, хто телефонував і передзвоніть йому, як тільки будете вільні.
5. Як запросити до телефону колегу? В«Одну хвилинуВ» (В«ЗаразВ») ... Іван Петрович - вас! В»Після цього трубка передається або акуратно, без стуку кладеться на стіл. Не рекомендовано запрошувати криком або демонструвати свої прохолодні відносини з колегою: після відкликання В«грохнутиВ» трубкою об стіл і холодним тоном вимовити: В«Іванова!В»
При виклику по телефону відсутнього в даний час співробітника не слід обмежуватися відповіддю: В«Його немаєВ» і жбурляти трубку на важіль. Слід сказати; В«Його зараз немає. Буде тоді-то. Може бути, йому небудь передати? В»Якщо вас про це попросять, зафіксуйте прохання і покладіть записку на стіл колезі. Дуже невдало звучать відповіді: В«Його ні, не знаю де він. Може, залишите номер вашого т...
