елефону В». Більше того, не варто вдаватися в подробиці: В«Алла Вікторівна ще не прийшла з обідуВ», В«Напевно, в буфеті (курилці) В»і т.п.
6. Діловий телефонна розмова має бути коротким. Наприклад, в японській фірмі не будуть довго тримати співробітника, який не вирішить ділової питання по телефону за три хвилини.
Закінчує розмову той, хто подзвонив, тому не рекомендується прийняв дзвінок виявляти нетерпіння і прагнути до В«ЗгортанняВ» розмови. Але що робити, якщо співрозмовник не в міру балакучий, відволікається від теми розмови, загострює увагу на деталях? Існує безліч прийомів, щоб припинити розмову з багатослівним співрозмовником, що не образивши його і при цьому дотримати ввічливість і делікатність. Зазвичай використовують фрази: В«Дуже приємно з вами розмовляти, але зараз я повинна пітиВ», В«Як би хотілося поговорити з вами ще, але у мене дуже термінові справи В»,В« Дуже радий був вас слухати, але мені треба на ділову зустріч В»і т.п.
7. Важливо, щоб службовий телефонний розмова велася у спокійному, ввічливому тоні. Під час розмови необхідно створити атмосферу взаємної поваги, чому сприяє усмішка. Співрозмовник її не бачить, але відчуває. Голос, тембр, інтонації і тон можуть дуже багато сказати про вас. За даними психологів, інтонація і тон розмови несуть до 40% інформації. Говорячи по телефону, ми можемо викликати довіру у співрозмовника або, навпаки, неприязнь.
Рекомендується говорити рівно, стримувати свої емоції і не переривати мову співрозмовника. Якщо ваш співрозмовник висловлюється в різкій формі, схильний до суперечок, то наберіться терпіння і не відповідайте йому тим ж, не заперечуйте прямо.
8. Ніколи не говорите по телефону з набитим ротом. Неприпустимо під час телефонної розмови жувати, пити і паралельно розмовляти з співробітниками.
9. Телефон посилює недоліки мови, тому рекомендується слідкувати за вимовою чисел, імен власних і прізвищ. У розмові краще не вживати специфічні, професійні терміни, які можуть бути незрозумілі співрозмовнику. Не допускається жаргон і такі вирази, як В«йдеВ», В«ЛадиВ», В«доброВ», В«покиВ» і т.п.
10. Оскільки телефонні співрозмовники не бачать один одного, то вони повинні підтверджувати свою увагу (у разі тривалої розмови одного) репліками: В«Так, такВ», В«РозуміюВ» ... Якщо у телефонній розмові виникає несподівана пауза, то можна уточнити: В«Як ви мене чуєте?В», В«Ви не згодні?В» і т.п. У разі погіршення чутності цілком розумно передзвонити одному з співрозмовників. Якщо ж телефонний зв'язок обривається, то передзвонює ініціатор розмови.
Завершувати розмову слід вчасно, щоб уникнути пересичення спілкуванням, яке виражається в безпричинному невдоволенні й уразливості партнерів, а іноді і в дратівливості. В кінці розмови треба подякувати за дзвінок або отриману інформацію (новину). В«До побачення, спасибі за дзвінок В»,В« Приємно було поговорити з вами В»тощо
Що робити в першу чергу, з чого почати...
