ю порівнянь, метафор (переносного вживання слів за аналогією), алегорій (зображення абстрактній ідеї за допомогою конкретного), гіперболи (Перебільшення). У тексті документа не повинно бути переустановлень слів або виразів, що порушують звичайний порядок слів у реченні. Ділова мова повинна бути близька до наукової по точності, до газетно-публіцистичної по гнучкості і до художньої по доступності.
При підготовці тексту документа рекомендується дотримуватися таких правил:
1. Документи, що містять інформацію з різних питань діяльності установи (доповіді, положення, звіти, огляди і т. д.), діляться на розділи (глави, пункти, підпункти).
2. Розділи повинні мати заголовки, що виражають істота змісту документа. Поділ тексту на пункти і підпункти виробляється відповідно до ГОСТ 1.5 - 68.
3. Замінювати складні речення простими; застосовувати стійкі (трафаретні) словосполучення; використовувати прямий порядок слів у реченні в тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на об'єкт дії. p> 4. Використовувати зворотний порядок слів у реченні в тому випадку, якщо логічний наголос падає на саму дію або на суб'єкт дії.
5. Замінювати віддієслівні іменники, особливо в розпорядчих документах, відповідними дієсловами; вживати в розпорядчих документах дієслова невизначеної форми (призначити, відрядити, преміювати, затвердити, зобов'язати і т.п.); замінювати займенники іменниками, наприклад: училищу потрібно, міністерство просить.
6. Використовувати в розпорядчих документах мовні конструкції наказового (імперативного) характеру; застосовувати стійкі словесні формули, наприклад: наказую (у наказі), пропоную (у вказівці), вирішив (у рішенні).
У постановах (рішеннях) колегіальних органів рекомендується використовувати форму викладу від третьої особи однини, наприклад: колегія постановляє.
В інших видах організаційно-розпорядчих документів використовується наступна форма викладу:
від першої особи однини: вважаю за необхідне, прошу виділити;
від першої особи множини: просимо направити, направляємо на розгляд;
від третьої особи однини: міністерство не заперечує, училище вважає необхідним і ін
Текст документа, представлений у вигляді таблиці, повинен бути побудований відповідно до ГОСТ 1.5 - 68. Таблиці можуть бути розташовані в тексті документа або додатках. Усі таблиці слід пронумерувати арабським і цифрами. Нумерація таблиць тексту документа і додатків може бути наскрізний або самостійною. Якщо в документі наведена одна таблиця, то її не нумерують і слово "таблиця" не пишуть.
Текстова частина документа може бути представлена ​​також у вигляді анкети або трафарету.
У вигляді анкети представляють текст, який містить словесну чи цифрову характеристику одного об'єкта за низкою ознак. Постійною інформацією в анкеті є перелік ознак, розташованих у певній послідовності, а змінної - їх конкретна характеристика.
