p>
Трафарет містить інформацію у вигляді пропозицій або частин тексту, частин пропозицій та прогалини, при заповненні яких утворюється зв'язковий текст документа. Трафаретні тексти фіксуються, як правило, безпосередньо на бланках. p> Стиль і мова службових документів повинні відповідати таким принципам, як:
1. Дотримання вимог офіційно-ділового стилю і норм сучасної російської мови. p> 2. Використання слів, закріплених практикою документування управлінської діяльності (на ваш номер, належним чином, зазначені факти і т.д.).
3. Широке застосування термінів юридичного та бухгалтерського характеру, слів-професіоналізмів (Позовна заява, претензія, дебет, кредит, недопоставка і т.д.). p> 4. Застосування іменних прийменників (у світлі рішень, у зв'язку з необхідністю, в порядку надання допомоги).
5. Уніфікація і стандартизація ділового мовлення в часто повторюваних документів. Типові тексти складають за допомогою вироблених практикою словесних штампів, трафаретів (просимо відшкодувати збиток, на підставі договору поставки, змушені звернутися до прокуратури). Використання трафаретних текстів значно прискорює складання документів і підвищує їх грамотність. p> 6. Тенденція скорочення текстів шляхом заміни складних речень простими, ліквідації причетних і дієприкметникових оборотів, вживання скорочень (абревіатур), термінів стандартизованих обертів. За даними інженерної психології, стандартизовані обороти сприймаються швидше в 8-10 разів.
Працівникам управлінського апарату необхідно вміти правильно висловлювати свої думки і складати текст документів з урахуванням всіх вимог. Для цього потрібно багато читати, користуватися словниками, довідниками, посібниками з граматики, збагачувати свій словниковий запас, володіти професійною термінологією.
У текстах документів не слід вживати таких слів і словосполучень, як невідкладно (негайно); Благоволіть повідомити (повідомте); в моєму проханні прошу не відмовити, в очікуванні вашої відповіді, всебічне сприяння (допомога); проживання заборонено (забороняється); в цілях (для, з метою); для відома та керівництва (Для керівництва, для зведення); досконально (точно); якщо (якщо); неабияк (сильно); бо (тому що, так як); на звороті цього (на звороті); на предмет (Для), не відмовте повідомити (повідомте); прохання (заява); покамест (поки); за належністю (за призначенням); вільна вакансія (вакансія); представляємо при сем (направляємо, докладаємо); з справжнім вірно (правильно, копія); вважаємо можливим клопотати (просимо); такої (такий); клопотання (прохання); оповіщаємо (повідомляємо); надолужити (слід; коли незабаром (коли, якщо); не забудуть (не забути); личить (слід); суто (посилено) і т.п.
Не рекомендується вживати в тексті документа застарілі слова і звороти, що виступають як застиглі конструкції, неповноцінні за змістом. Наприклад: замість "справжнім пропонується ..." слід писати "пропонуємо ..."; замість "справжній акт складено ..." - "акт ...
