документа карбується в бланк при оформленні конкретного виду документа, оскільки кожен вид (різновид) документа має власний код уніфікованої форми по ОКУД.
Таким чином, бланк конкретного виду документа фактично є різновидом загального бланка, так як загальний бланк без вживання найменування виду документа взагалі не застосовується при оформленні організаційно-розпорядчих документів.
Бланк листа вживається при оформленні тільки одного виду документів - службового листа, тому немає необхідності вказувати в ньому найменування виду документа. У бланку листа на місці реквізиту 10 Найменування виду документа розміщується реквізит 07 Довідкові дані про організацію raquo ;, а на місці реквізиту 12 Місце складання документа розміщується реквізит 11 Посилання на реєстраційний номер і дату документа raquo ;, такий необхідний при листуванні.
У реквізиті 07 Довідкові дані про організацію обов'язково є інформація про місце складання, тому немає необхідності у вживанні реквізиту 12 Місце складання документа .
Таким чином, бланк листа відрізняється від загального бланка тільки двома реквізитами. Всі інші реквізити, для яких на загальному бланку нанесені позначки у вигляді куточків, також вживаються на бланку листа і оформляються за тими ж правилами. Бланки листи наведені в дод. 7-10.
Бланк структурного підрозділу організації або посадової особи проектують в тому випадку, якщо керівник підрозділу чи посадова особа мають право підпису. Найменування структурного підрозділу або найменування посади наносяться на бланк після реквізиту 06 Найменування організації .
Організація виготовлення, зберігання, обліку, видачі, перевірка наявності гербових (а також простих) бланків в організаціях покладається на підрозділ, відповідальний за діловодство. В інструкції з діловодства будь-якої організації повинен бути розділ, що описує порядок виготовлення та використання бланків організації.
Загальні вимоги до виготовлення та зберігання бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації, гербів суб'єктів федерації наведено в розд. 5 ГОСТ Р 6.30-03 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів .
4. Правила оформлення основних видів організаційно - розпорядчих документів
Формування справ - це віднесення документів до певної справи і систематизація документів всередині нього. Справа - сукупність документів (або документ), відносяться до одного питання чи ділянки діяльності і поміщених в окрему обкладинку.
Формування справ повинно відповідати таким основним вимогам: оперативність обробки та пошуку документів; надійність документаційного обслуговування; збереження документів.
Організаційні документи (іноді їх називають організаційно-правовими документами) необхідні для того, щоб створити організацію, встановити її структуру, визначити штатну чисельність і склад працівників за посадами, визначити функції структурних підрозділів, дорадчих, колегіальних органів, встановити режим роботи, здійснити організацію праці та розподіл обов'язків між працівниками, визначити порядок реорганізації та ліквідації організації.
До організаційних документів відносяться:
· установчий договір;
· статут організації;
· положення про організацію;
· положення про структурні підрозділи організації, колегіальних і дорадчих органах;
· регламенти роботи, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про персонал;
· структура і штатна чисельність;
· штатний розклад;
· інструкції за певними напрямами діяльності;
· посадові інструкції працівників;
Будь організаційний документ містить положення, які обов'язкові для виконання. Фактично організаційні документи реалізують норми адміністративного права і є правовою основою діяльності організації.
Організаційний документ оформляється на загальному бланку із зазначенням конкретного виду. Заголовок до тексту в організаційних документах повинен узгоджуватися з найменуванням виду документа:
· Статут Обласного Палацу культури;
· інструкція про пожежну безпеку;
· положення відділу кадрів;
· правила внутрішнього трудового розпорядку працівників Палацу культури;
· посадова інструкція начальника відділу кадрів;
· штатний розклад Обласного Палацу к...
