ься особливий або індивідуальний графік роботи або надається право самостійно організувати і планувати свій робочий день);
порядок затвердження і внесення змін (якщо він відрізняється від звичайного або вимагає особливого затвердження органами управління організацією, у тому числі для керівників, їх заступників, головних фахівців тощо.)
контроль перевірка і ревізія діяльності (в посадових інструкціях матеріально відповідальних осіб цей пункт повинен бути обов'язково).
. 2 Складання та оформлення інформаційно-довідкових документів
До довідково-інформаційним документам, які носять допоміжний характер по відношенню до організаційних і розпорядчим, відносяться: інформаційно- довідкові (заяви, акти, довідки, таблиці, звіти, доповідні і пояснювальні записки, переписка (службовий лист , телеграми, факси і т.д);
Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або може бути лише прийнята до відома.
Довідки - документи, містять опис і підтвердження тих чи інших фактів і подію, як правило, вони поділяються на дві групи з інформацією про факти та події службового характеру, що видаються зацікавленим організаціям і громадянам та довідки, що засвідчують якийсь-або юридичний факт Довідки другої групи складаються секретарем, бухгалтерією, завідуючої архівом, секретарем навчальної частини і обов'язково завіряються печаткою.
Обов'язковими реквізитами всіх видів довідок є: найменування установи, дата, адресат, текст, підпис. Підписує довідку посадова особа, се що склало і несе відповідальність за представлені відомості.
Доповідна записка - документ, адресований директору Технікуму інформує його про сформовану ситуації, що мав місце подію або факт, про виконану роботу та містить висновки та пропозиції укладача. Вона готується як з ініціативи автора, так і по вказівки керівництва. Мета ініціативної доповідної записки - прийняття певного рішення, тому текст доповідної записки поділяється на дві частини, в першій викладаються мали місце факти або описується ситуація, у другій - пропозиції, прохання і т.п. Тексту доповідної записки обов'язково передує заголовок.
Доповідні записки оформляються на аркуші паперу формату А4 і мають реквізити:
Найменування структурного підрозділу;
Форма документа;
Тема;
Текст;
Дата;
Підпис укладача.
Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень іншого документа (проекту, плану, звіту і т.д.) або пояснює причини будь-якого факту, події, вчинку.
Як і доповідні записки, вони оформляються на чистих аркушах паперу формату А4 з відтворенням тих же реквізитів і підписуються укладачем.
Актом називається документ, що підтверджує встановлений факт подія, дію.
Акти, що складаються на підтвердження фактів, пов'язаних з діяльністю Технікуму відносяться до адміністративних. Інші акти складаються залежно від яких-небудь подій (зміна керівництва, нещасний випадок на виробництві тощо.)
Складання актів доручається комісіям, затвердженим наказами директора Технікуму або розпорядчими документами вищестоящої організації або уповноваженого органу (акти ревізій та обстежень діяльності). Нерідко акти складаються постійно діючими комісіями (інвентаризаційними, експертними). У деяких випадках до складання актів залучаються представники сторонніх організацій або спеціально уповноважені особи.
Акти містять такі реквізити:
найменування установи;
дата;
номер;
місце складання;
заголовок;
текст, що складається з трьох частин: вступної, констатуючої та заключної (вступна частина - перераховуються посади, прізвища та ініціали осіб, що беруть участь у складанні акта, а також вказується підстава для складання акта; констатуюча частина - викладаються цілі , завдання та суть виконаної роботи, результати; заключна частина - робляться висновки або даються конкретні пропозиції);
відмітка про наявність додатків:
підписи осіб, що склали акт, та осіб, ознайомлених з ним; гриф затвердження;
зазначення кількості примірників акта і адресати, до яких вони спрямовані.
Службові листи - документи, що утворюються в діяльності Технікуму в результаті листування зі сторонніми організаціями, установами, підприємствами, а також громадянами.
Текст листа повинен бути лаконічним, послідовним,...
