адрових документів відповідає інтересам обох сторін трудових відносин:
важливим напрямком роботи відділу персоналу є діяльність з документування трудових відносин. До особливостей ведення діловодства у відділі можна також віднести використання уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати;
для реєстрації та обліку всієї документації, створюваної і використовуваної в діяльності відділу персоналу, а також зберігається в ній, використовуються книги обліку та журнали.
2.4 Накази з особового складу порядок їх видання, оформлення, реєстрації
Наказ - це внутрішній документ організації, видаваний її керівником по оперативних, організаційних, кадрових та інших питань внутрішньої роботи організації. Накази з особового складу є не тільки розпорядчими документами, але й одночасно належать і до первинних облікових документів, так як фіксують факт прийому, переведення чи звільнення громадянина і є підставою для нарахування йому заробітної плати.
Основою кадрового діловодства є накази (розпорядження) з особового складу, що видаються після укладення трудових договорів, при їх зміні та припиненні. Зазначена документація вимагає особливої ??акуратності при її оформленні, веденні і забезпеченні збереження протягом тривалого періоду часу. Зміст кадрового наказу має відповідати умовамукладеного трудового договору. З наказів головного лікаря по особовому складу інформація переноситься в облікові документи та трудові книжки працівників. Накази з особового складу документують процес руху кадрів в установі.
До документації з особового складу відносяться зокрема:
) трудові контракти (договори), що укладаються між адміністрацією підприємства та працівником;
) накази по особовому складу (регламентують прийом, звільнення, переведення співробітників);
3) трудові книжки;
4) особисті картки форми № Т - 2;
) особисті справи;
) особові рахунки по заробітній платі.
Наказами з особового складу документально оформляються:
прийом, переведення на іншу роботу, звільнення;
зміна умов праці, присвоєння розрядів, класності;
встановлення розмірів оплати праці;
надання відпусток;
відряджання співробітників;
накладення дисциплінарних стягнень та ін.
Для оформлення наказу по особовому складу необхідно письмове обгрунтування: заява працівника, доповідна записка, акт (наприклад, про порушення трудової дисципліни), запит на переведення працівника з іншої організації та ін.
Особиста заява працівника зазвичай пишеться від руки в довільній формі, в якій висловлюється прохання про прийом на роботу, звільнення, переведення на іншу вакантну посаду або в іншу організацію і т.д. У заяві обов'язково вказується адресат (посада, прізвище, ініціали керівника установи), текст, особистий підпис, дата.
На заяві проставляються резолюція головного лікаря і відмітка про направлення документа до справи.
Накази з особового складу оформляються і ведуться окремо від наказів з основної діяльності установи. Кадрові накази починаються зі слів: прийняти, призначити, перевести, звільнити, відрядити, надати відпустку і т.д. За структурою накази можуть бути простими і складними.
Якщо наказ стосується однієї особи, то він називається простим (індивідуальним). У заголовках до текстів таких наказів пишеться: «Про прийом на роботу ...», «Про переведення на іншу роботу ...», «Про заохочення ...» і т.п. Об'єднання в наказі кількох розпорядчих пунктів робить наказ складним. У складних наказах при вирішенні одного кадрового питання (прийняття або звільнення та ін.) Заголовок формулюється в залежності від решаемого питання. У складних наказах, вирішальних кілька кадрових питань (і прийом, і звільнення та ін.), Заголовок відсутній або дається в узагальненому вигляді («По особовому складу»). У цих наказах, як правило, існує певна послідовність розташування окремих питань: спочатку - призначення на посади, потім - переклад на інші посади, далі - звільнення від займаних посад. Якщо в одному пункті перераховується кілька прізвищ, то вони слідують в алфавітному порядку.
Накази з особового складу повинні бути оформлені в строгій відповідності з ТК РФ:
при прийомі на роботу обов'язково вказується встановлений розмір оплати праці та умови прийому: тимчасово (з ... по ...), з випробувальним терміном (тривалість) і т.п.;
при звільненні - причина зв...
