ільнення (конкретна стаття ТК РФ);
при наданні відпустки - його вид, тривалість, дата початку і закінчення;
при переведенні на іншу роботу - вид перекладу (якщо тимчасовий - тривалість), нова посада і підрозділ, причина перекладу, зміна оплати праці;
при заохоченні або дисциплінарне стягнення - причина і вид заохочення або стягнення;
при відрядження - дата, тривалість і мета відрядження, найменування організації відряджання.
Констатуюча частина в наказах по особовому складу може бути відсутнім.
Розпорядча частина наказу починається з вказівки прізвища (друкується великими літерами), імені та по батькові (друкуються повністю малими літерами), в ній повинні бути точні формулювання вирішення того чи іншого кадрового питання. Наказ по особовому складу повинен по кожному пункту містити обґрунтування, в якому вказують документи, що послужили основою для його видання.
У наказі по особовому складу обов'язкове запис: «З наказом ознайомлений, підпис, розшифровка підпису, дата». Накази з особового складу візуються особою, відповідальною за кадри, та керівниками тих структурних підрозділів, чиїх співробітників наказ стосується. Накази з питань звільнення, переведення, накладення стягнення візуються (погоджено) юристом (при його наявності). Бухгалтером можуть візуватися накази з питань звільнення, направлення у відрядження, надання чергової відпустки, виклику з відпустки, преміювання.
Накази з особового складу підписуються керівником, а в його відсутність - заступником керівника, який курирує ці питання, відповідно до наказу про розподіл обов'язків між керівництвом.
Окремо видаються накази про заохочення, преміювання, про відпустки і відрядженнях. Індекс наказу по особовому складу має порядковий реєстраційний номер у межах календарного року і буквений індекс: «л/с» (особовий склад); «К» (кадри). Допустима і інша буквена індексація, наприклад, для наказів про прийом, переведення, звільнення - «л», для наказів про перекладі - «кл», для наказів по відрядженнях - «до», для наказів про надання відпустки - «о».
Накази з особового складу реєструються, розсилаються і формуються в справи відділом кадрів. Підстави до наказів підшиваються в особисті справи працівників або утворюють самостійну справу додатків до наказів по особовому складу. У зв'язку з тим, що накази про надання відпусток, стягнення, відрядженнях мають тимчасові терміни зберігання, їх формування необхідно проводити окремо від усіх інших наказів по особовому складу.
Згідно з рішенням Колегії Росархіву, накази по основній діяльності та з особового складу ведуться окремо і формуються в різні справи.
Наказ про скасування раніше виданого наказу (пункту, пунктів наказу) по особовому складу. У процесі повсякденної діяльності з управління персоналом у генерального директора комбінату час від часу виникає необхідність у скасуванні раніше виданих наказів (пункту, пунктів наказів) з персоналу. Найбільш типовими ситуаціями, які ведуть за собою скасування раніше виданих наказів (пункту, пунктів наказів), є:
зміна обставин, пов'язаних з прийомом працівника на роботу;
зміна обставин, пов'язаних з переміщенням працівника;
зміна обставин, пов'язаних з наданням працівникові відпустки;
зміна обставин, пов'язаних зі звільненням працівника;
зміна обставин, пов'язаних з направленням працівника у відрядження.
Під відповідними обставинами слід розуміти такі обставини, настання яких робить раніше виданий наказ (який-небудь його пункт або пункти) юридично нікчемним внаслідок неможливості виконання або внаслідок відпадання підстав для виконання такого наказу (пункту, пунктів наказу) з тих чи інших причин, як обумовлених діями роботодавця та (або) працівника, так і не обумовлених ними, тобто виниклих незалежно від волі сторін трудових відносин.
Функціональне призначення наказу про скасування раніше виданого наказу (пункту, пунктів наказу) з персоналу полягає в документуванні факту обгрунтованою (насамперед у правовому відношенні) скасування відповідного управлінського рішення за допомогою прийняття нового управлінського рішення (в даному випадку -наказу по персоналу). У змісті наказу про скасування раніше виданого наказу з персоналу відображаються відомості:
про наказ (пункті, пунктах наказу) з особового складу, що підлягає скасуванню,
його дату, номер, назві (номері або номерах відповідних пунктів наказу);
про підставу для скасування відповідного наказу - з коротким викладом обставин, що стали причиною для видання на...
