архічна структура керівників і підрозділів.
Ця структура займається перетворенням входів у виходи - продукти для споживача. Підрозділи в організації створюються за функціональною ознакою, виконання будь-якої закінченої або спеціалізованої функції. Результатом виконання функції завжди є який-небудь проміжний продукт або напівфабрикат. Результати діяльності підрозділів, як правило, більш-менш визначені і формалізовані. Тому в першому наближенні можна розглянути ланцюжок перетворень продукту в прив'язці до існуючих функціональних підрозділах. Ланцюжок перетворень буває дуже складним і довгою (мал. 5). p align="justify"> Даний малюнок теж вельми сильно спрощений для викладу послідовності дій, але в достатній мірі ілюструє два ланцюжки перетворень двох продуктів - чорного і сірого. У реальних організаціях ланцюжок перетворень йде по більш складному шляху:
В· Ланцюжок перетворень може виходити за межі підрозділу. Наприклад, документ може тимчасово потрапляти в інші підрозділи для узгодження будь-яких рішень з іншими керівниками, повертатися після узгодження або проходити кілька ітераційних циклів узгодження;
В· У ході робіт може бути використана додаткова інформація (входи), що надходить від інших підрозділів;
В· У підрозділах можуть паралельно або послідовно проводитися кілька перетворень різних продуктів.
В В В В В
В В В
Рис.5. Ланцюжки наскрізних процесів, що проходять через кілька підрозділів
Всі ці ускладнюючі чинники на малюнку 4 не показані. Більше того, на наступних малюнках показана тільки один ланцюжок перетворень - чорна. Тепер розглянемо спрощену ланцюжок кроків, які потрібно пройти при виділенні процесів в організаціях. p align="justify"> Крок 1. Виділення процесів
Виділяти процеси в такому ланцюжку (мал. 5) найлогічніше буде, прив'язуючи процеси до існуючих структурним підрозділам (рис.6). Структурні підрозділи мають керівників, у керівників є ресурси. Існуючі підрозділи створювалися за функціональним принципом - виконання будь-якої функції, створення закінченого продукту або напівфабрикату. Діяльність підрозділів, нехай формальним чином, але задокументована. Існують положення про підрозділи і посадові інструкції. Розподіл функціональних обов'язків в першому наближенні існує. Таким чином, виділення процесів буде проводитися не на порожньому місці, а в рамках вже існуючої системи управління організацією. br/>
Рис.6 Крок 1. Виділення процесів по межах структурних підрозділів
Один з перших питань, яке постає на цьому етапі: якого рівня підрозділ слід виділяти кЯ самостійний процес? Якщо метою для організації є побудова системи управління, а не виділення процесів, то для формування мережі процесів слід брати підрозділу досить великого масштабу, щоб для них було доцільно створення документованих систем звітності, розподілу ресурсів, управління та технології, як це було сформульовано в правилах виділення процесів. Вчинено недоцільно документувати таким складним чином діяльність одного-двох співробітників. Крім того:
В· побудова системи управління завжди проводиться зверху вниз і починається з рівня заступників директора;
В· зробити декомпозицію кожного з процесів вниз на процеси набагато легше, якщо визначені входи і виходи процесу і існує система управління ним;
В· залежно від розмірів організації власниками процесів можуть бути призначені заступники директора (для невеликої організації 300-500 чоловік) або керівники середнього рівня, якщо чисельність організації перевищує 1000 чоловік.
Всі наведені дані про чисельність співробітників, діяльність яких можна віднести до процесу, поки не мають строгого математичного або наукового обгрунтування. Ці дані з'явилися на основі практичного досвіду впровадження в організаціях процесного підходу до управління. p align="justify"> Крок 2. Регламентація процесів. p align="justify"> Після виділення процесів починається етап їх опису та регламентування. Управляти можна тільки чітко визначеними об'єктами із зафіксованими взаємозв'язку. Формулювання, взаємозв'язку і порядок роботи і управління повинні бути зафіксовані в документах. Наявність паперових копій документів не обов'язково. Документ - це інформація, закріплена на матеріальному носії. Носій може бути будь-яким: паперовим, електронним, пластиковим і пр. Головне його завдання - збереження інформації в зручному для користувача вигляді. p align="justify"> Ств...
