в документної формі свідоцтв та інформації про ділової діяльності та угодах.
Стандарт складається з двох частин. Частина 1 "Загальні положення" містить основні принципи з управління документацією в державних і недержавних організаціях, що створюють документи. До цих принципів відносяться встановлення і документальне закріплення: основних правил і стандартів роботи з документами в організації, розподілу відповідальності і повноважень в області роботи з документацією між співробітниками організації, діловодних процедур і технологій. Крім того, управління документацією в організації повинне включати створення, застосування та адміністрування спеціальних систем для управління документами, інтегрованих з системою управління та управлінськими процесами.
Частина 2 "Керівні вказівки" містить опис процедур, що допомагають забезпечувати управління документацією відповідно до принципів, описаними в частини першої стандарту. Під процедурами в даному випадку розуміються такі діловодні операції, як реєстрація, контроль, класифікація, зберігання документів та ін
Частина 1 призначена для використання менеджерами в організаціях, спеціалістами з управління документацією, інформацією та технологіями, а також для всіх інших працівників організацій і приватних осіб, зобов'язаних створювати і використовувати документи у своїй діяльності. Частина 2 призначена для використання фахівцями з управління документацією та працівниками, в обов'язки яких входить управління документацією в організації. Частина 2 забезпечує єдину методологію застосування частини 1 стандарту у всіх організаціях, бажаючих налагодити процес управління документацією відповідно до вимог ІСО. Крім того, розробники відзначають, що стандарт призначений і для вищого керівництва організацій. p> У стандарті, зокрема, визначається відповідальність (responsibilities) організацій за документи і правильну роботу з ними: основні правила роботи з документами (policy) в організації повинні бути визначені і документально зафіксовані, підписані вищим керівництвом організації. Обов'язки повинні бути розподілені між усіма співробітниками організації, які в процесі своєї діяльності створюють документи, що повинно відбиватися в посадових інструкціях співробітників. [12]
4 . Міжнародні стандарти на метадані
4.1. Характеристика метаданих
Метадані - Структуровані дані про дані - це інформація, яка дозволяє ідентифікувати інформаційні ресурси, управляти ними, здійснювати пошук і зберігання. Стандарт ІСО 15483-2001 В«Інформація та документація. Управління документацією В»[13] визначає метадані як дані, що описують контекст, контент і структуру документів, а також управління документацією протягом часу.
З цього визначення випливає, що діловоднихдокументи метадані використовуються, перш все, для опису різних властивостей документів. Вони утворюються не тільки в момент створення (або одер...
