тільки за назвами і авторам (бухгалтер-ські баланси, протоколи,), служить тільки порядковий номер у межах регі-стріруемого масиву.
За необхідності виділення частини документів з єдиного реєстраційного масиву можливе використання додаткового смислового літерного індексу. Так, при РЕГИСТ-рації додатків, заяв і скарг громадян порядковий реєстраційний номер додат-вується початковою літерою прізвища заявника, наприклад І-221, К-212, А-213 і т.д.; при реєстра-ції наказів з питань управління кадрами порядковий номер доповнюється буквою, наприклад 18-К, 107-К і т.д.; до наказів з питань управління кадрами відносяться накази про прийом на іншу роботу, про надання відпусток, про всіх видах заохочень і звіль-ванні, тобто ті, на підставі яких вносяться записи в трудові книжки співробітників; при ре-єстрації рішень президій представницьких органів порядковий номер можна до-повнити буквою П, наприклад 74-П і т.д. Індекс документів, складених кількома ор-ганізації, наприклад, договорів, спільних постанов, утворюється з порядкових реєстраційних номерів, присвоєних в кожній організації-автора, їх послідовність визначається послідовністю зазначення авторів в заголовній частині документа [6, с. 200]. p> Форми реєстрації документів
Введення документа в ІПС проводиться шляхом запису його індексу та відповідних рекві-зітов до реєстраційних вхідні форми: реєстраційно-контрольні картки (РКК), екранні форми, реєстраційні журнали.
Журнальна форма , історично найбільш рання, має один істотний недоста-струм - у журналі не можна систематизувати запису. Прихильникам журналів реєстрації доводиться заводити окремі, з власним графления журнали для реєстрації:
1. вхідної кореспонденції;
2. вихідної кореспонденції;
3. входять розпорядчих документів від керівництва;
4. входять телеграм;
5. вихідної листування з керівництвом і т.д.
Занадто множинне дроблення системи реєстрації веде до додаткової пута-ниці, тому ведення реєстраційних журналів, безумовно, доцільно тільки для документів, до складу індексу яких входить один порядковий номер (пропуску, довідки, дипломи і т.д.), або в випадках мінімального обсягу документообігу (в структурних підрозділах). Журнал рекомендується складати з окремих листів-бланків, що по-лить заповнювати їх за допомогою будь-яких засобів запису і поступово формувати сам журнал, в тому числі з одночасним введенням інформації в машинну пам'ять і її Распе-чатку. p> Комп'ютерні технології реєстрації документів
При використанні комп'ютерних технологій введення відомостей про документ у документную базу даних здійснюється безпосередньо з документа за допомогою клавіатури та ін-ших пристроїв введення. Одночасно може виготовлятися один примірник реєстраційної-ної форми в якості страхового масиву. <В В В В В В В В В В В В В В В В В В В В В В В В В
1.3. Організація роботи з кадровою документацією
Однією з найважливіших фун...
