працівником найважливіше місце відводиться трудовим договором.
1.2. Структура баз даних документального фонду організації
Реєстрація документів
Для забезпечення ефективного користування інформацією при прийнятті різного роду рішень, надання у розпорядження фахівців всього масиву інформації по визначеним питання в найкоротший час в організації повинна бути побудована раціо-нальна пошукова система. Сучасна інформаційно-пошукова система (ІПС) поса-на включати інформацію практично про всі документи, які має органі-зація. p> Основою побудови пошукових систем є реєстрація документів - фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому дати і реєстраційного індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ у регістра-ційної формі або вхідному форматі. Головне призначення реєстрації - додання доку-менту юридичної сили, підтвердження факту його створення або надходження. Якщо посаді-який пив документ не зареєстрований і таким чином не підтверджено факт його надхо-дження, організація не бере на себе відповідальність за нього. p> Відповідно до ГСДОУ реєстрації підлягають всі документи, що вимагають виконання, обліку та подальшого використання в довідкових цілях: розпорядчі, кадрові, планові, звітні, усно-статистичні, навчальні, фінансові, бухгалтерські та інші [5, с. 128-129]. Ре-струються як документи, що використовуються всередині або направляються в інші організа-ції, так і надходять з вищестоящих, підвідомчих і сторонніх організацій або від приватних осіб. На базі реєстраційних даних будуються облік документів, пошук і конт-роль виконання. p> Місця реєстрації документів
Реєстрація виробляй ться децентралізовано за групами документів залежно від на-звання, автора і змісту документів у місцях їх створення і виконання, наприклад:
1. накази по кадрах - у відділі кадрів;
2. бухгалтерська документація - в бухгалтерії;
3. навчальна документація - в навчальній частині;
4. листування може реєструватися по структурних підрозділах.
Разом з тим децентралізація також повинна грунтуватися на єдиній системі регістра-ційних індексів, єдиних правилах реєстрації, на загальної доступності реєстраційних-них даних, природно, з дотриманням всіх положень з конфіденційності інфор-мації.
Індексація документів
Індекс документа складається залежно від прийнятого для кожного масиву докумен-тів принципу формування справ. Обов'язковим елементом індексу є порядку-вий реєстраційний номер у межах масиву, як правило, за рік. У комплексі з датою і назвою він служить пошуковим зразком документа і використовується також для цілей обліку. На додаток до порядкового номера з метою полегшення пошуку вказують код місця виконання і зберігання документа, приналежності його до визначений-ному питання, території, періоду, кореспонденту, особі. p> Індексом документів, формованих у справи ...
