упроводити запрошення окремим листом. Дуже цінуються вхідні пропуски, що надаються експонентам адміністрацією виставки. Це пояснюється не тільки тим, що отримали їх звільняються від плати за вхід, але і тим, що відповідний жест експонента, який надіслав пропуск, розглядається гостями як прояв особливої ??уваги до них.
Не менш важливо заздалегідь спланувати проведення власних презентацій, прес-конференцій, «круглих столів», включивши їх в програму паралельних заходів виставки.
Враховуючи, що процедура підготовки до виставки займає значний період часу (від 20 до 52 тижнів), розробляють графік діяльності з чітким визначенням термінів здійснення окремих заходів.
Після офіційного відкриття виставки настає найбільш напружений і відповідальний етап - робота в ході її функціонування. Особлива роль у забезпеченні успіху у виставковій діяльності належить стендистам - співробітникам, що працюють у публічній зоні експозиції, біля стенду фірми. Бажано, щоб під час роботи виставки на стенді був присутній керівник турфірми. Якщо присутність неможливо протягом усього робочого дня, необхідно, щоб на стенді було розклад, в які дні та години хто з керівників буде на стенді.
Зазвичай заздалегідь (за день-два) стає відомо, що виставку відвідають високопоставлені гості, іноземні делегації, представники преси або телебачення (про це можна впоратися в оргкомітеті виставки). У такі дні присутність керівника на стенді може сприяти укладанню вигідних контрактів, висвітлення діяльності фірми в пресі або на телебаченні.
Керівнику не рекомендується в присутності відвідувачів шпетити або давати «цінні вказівки» стендистам, неприпустимо також проведення нарад про поліпшення роботи на стенді в присутності відвідувачів. Найкраще, що може зробити керівник, - це спостерігати і робити правильні висновки: скільки дійсно необхідно виставкової площі для виставок такого типу, які послуги користуються найбільшим попитом, як наступного разу організувати роботу на стенді, хто з фахівців найбільш підходить для роботи під час виставки .
Крім того, керівник туристської фірми може відвідати інші виставкові стенди. Це допоможе вловити тенденції у розвитку кон'юнктури ринку, оцінити діяльність конкурентів, прояснити власну позицію і позицію фірми.
Після завершення виставки, демонтажу експозиції в обов'язковому порядку роблять аналіз підсумків участі фірми у виставці.
Підсумки виставки можна умовно поділити на дві групи: організаційні; комерційні.
При підведенні організаційних підсумків велику допомогу може надати журнал, який вівся під час підготовки та роботи виставки. Перелік таких питань, як: чи вдало було вибрано місце для стенду?; чи була вдалою планування стенду?; чи відповідала площа стенду кількістю експонатів і поставленим завданням?; що необхідно було замовити в оргкомітеті серед додаткових послуг та обладнання?; без яких послуг і устаткування можна було б обійтися?- Може істотно допомогти аналізу.
Комерційні підсумки стосуються об'єктивних показників (кількість відвідувачів, які оглянули експозицію фірми; аналіз контактів; обсяг укладених контрактів; кількість розданих рекламних та інформаційних матеріалів і так далі).
Аналіз контактів включає в себе: класифікацію та оцінку угод,...
