ізвищ осіб, які одержали належних їм грошей, касир ставить штамп «Депоновано» і складає реєстр депонованих сум. На всю суму, видану за відомістю, складається видатковий касовий ордер.
Облік руху грошей у касі ведеться касиром у касовій книзі (ф. № КО - 4). Кожна організація веде тільки одну касову книгу. Ця книга повинна бути прошнурована і опечатана печаткою організації, а сторінки в ній пронумеровані. Записи в касовій книзі проводяться касиром в двох примірниках через копіювальний папір відразу після одержання або видачі грошей по кожному ордеру або документу. Щодня, в кінці робочого дня, касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії другий відривний аркуш касової книги з доданими до нього прибутковими та видатковими касовими документами, під розписку в касовій книзі.
Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера організації.
Для обліку наявності та руху грошових коштів в касі використовується активний рахунок 50 «Каса». До рахунку 50 «Каса» можуть бути відкриті субрахунки: 50-1 «Каса організації»; 50-2 «Операційна каса»; 50-3 «Грошові документи» та ін
На першому субрахунку до рахунку 50 «Каса» враховуються готівкові гроші організації. На другому субрахунку до рахунку 50 «Каса» враховується наявність і рух грошових коштів у касах відділень зв'язку і транспортних організацій, цей субрахунок відкривається при необхідності для віддалених кас організації.
Сальдо рахунку свідчить про наявність суми вільних грошей у касі на початок місяця, оборот за дебетом - суми, що надійшли в касу, а по кредиту - суми видані з каси. По закінченні місяця шляхом зіставлення підсумків оборотів по дебету і кредиту рахунку 50 «Каса» виводиться сальдо готівки на кінець місяця. Його звіряють з залишком у касовій книзі.
У терміни, визначені керівництвом до каси проводять інвентаризацію готівки. Результати інвентаризації оформляють актом. Надлишки грошей виявлені інвентаризацією, приходуют в касу і зараховують у дохід організації, оформляючи бухгалтерської записом:
Дебет рахунку 50 «Каса»
Кредит рахунку 91 «Інші доходи і витрати», субрахунок 1 «Інші доходи».
Недостача грошей в касі підлягає стягненню з матеріально відповідальної особи (касира), що і відображається бухгалтерським записом:
Дебет рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей»
Кредит рахунку 50 «Каса»
і одночасно:
Дебет рахунку 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями»
Кредит рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей».
У разі якщо у стягненні з винних осіб відмовлено судом або вони не знайдені, збитки списуються на фінансові результати організації:
Дебет рахунку 91 «Інші доходи і витрати» субрахунок 2 «Інші витрати»
Кредит рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей».
У касі можуть зберігатися не тільки готівкові грошові кошти, а й цінні папери та грошові документи. До них відносяться оплачені путівки в будинки відпочинку і санаторії, акції акціонерних товариств, поштові та вексельні марки...
