розвитку як підприємства, так і всієї економіки в цілому.
Компанії-організатори можна розділити розділяються на дві великі групи [37, c. 11]:
це організації, які мають власну виставкову базу (виставкові зали, комплекси і павільйони), такі компанії складають всього 5% із загального числа організаторів;
та організації, які не мають власної виставкової бази, а орендують площі. Таких компаній більшість на сучасному ринку виставкової діяльності.
Виконуючи по черзі всі етапи за представленою схемою, організатори створюють ту чи іншу виставку, при цьому застосовуючи різні маркетингові, комунікаційні, дослідницькі інструменти. При цьому основним завданням виставці є залучення якомога більшої кількість учасників і потенційних покупців або гостей. Ефективність виставки вимірюється кількістю вдало укладених контрактів, встановленням партнерських взаємин.
Спираючись на інформацію, представлену на малюнку, можна зробити висновок, про те пріоритетним завданням у маркетинговій частині організації виставки є розробка концепції. в концепції має бути позначена місія, ідея, цілі, принципи, завдання і методи її реалізації. але для цього організаторам потрібно детально вивчити ринок, провести SWOT-аналіз, визначити основних учасників, скоординувати час і місце проведення.
Сучасні виставки мобільні і дуже інформативні, вимоги, пропоновані до організатором досить високі. Організатори повинні забезпечити якісний сервіс на виставці, сформувати надійну інфраструктуру. Крім тактичних завдань необхідно вирішувати стратегічні - забезпечити формування постійного попиту на проведення подібних виставкових заходів для отримання стабільного прибутку.
Для успішної реалізації виставкового проекту важлива злагоджена робота всіх підрозділів і відділів, що відповідають за проведення виставки. Процес створення та проведення виставки являє собою складний багатоелементний комплекс різноманітних заходів.
Процес підготовки виставки можна представити як схему, що складається з п'яти елементів [46, c. 8]:
перше, це підготовчий процес, що включає в себе розробку концепції, тут організатор може діяти за алгоритмом, представленому на малюнку 1.8. Після цього, необхідно проаналізувати комерційну складову проекту, визначитися з його вартістю. Наступний етап більш технічний, організатор укладає договори на оренду виставкової площі, забудову і починає підготовку організаційного комітету. Помічники організатора розробляють фірмовий стиль проекту, інформують про виставку, формують клієнтську базу і розробляють методи просування виставки. Заключним етапом підготовчого процесу має бути оформлення заявочної документації.
друге, це безпосередньо запуск виставки. Це розміщення реклами в усіх ЗМІ, директ-майл, формування агентської мережі, індивідуальна робота з великими компаніями, інші методи просування виставки. Розробка програми виставки, її плану, презентацій експонентів, формування конкурсів та спеціальних проектів.
третє, це продовження роботи з експонентами, перевірка і узгодження плану виставки, підготовка сцени, звуку, сервіс-бюро. Оформлення конференц-залу та вирішення інших технічних питань. Велика робота на цьому етапі по рекламній продукції - це виготовлення презентів, сувенірів, букл...
