в організаціях і установах. На основі ЕГСД розроблений нормативний документ-Єдина державна система документаційного забезпечення управління (ЕГСДОУ).
Стандартизація - це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється «зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів. Стандарт, як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом ». У Росії діяльність по стандартизації координується Комітетом Російської Федерації з стандартизації, метрології та сертифікації (нині комітет включено до складу Міністерства промисловості і торгівлі РФ). Застосування стандартів сприяє поліпшенню якості створюваного вироби (документа).
Рис. 2.1. Напрями вирішення проблем обробки інформації
Стандартизація - складний процес, до складу якого входять такі елементи, як типізація і уніфікація. З одного боку, це методи стандартизації, які можуть здійснюватися і як самостійні види роботи. У документоведении типізація використовується для створення типових форм документів і типових текстів, тобто зразків або еталонів, на основі яких створюються конкретні документи. Типовий текст - це текст-зразок, на основі якого створюються в подальшому тексти аналогічного змісту. Типова форма - затверджена певним компетентним органом державної влади форма документа, використовувана для збору та подання будь-яких даних в самих різних сферах управлінської діяльності.
.2 Уніфікована система документації
Система документації - сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення (ДСТУ ISO 15489-1-2007). Система документації складається в процесі реалізації в органах влади і управління, в установах, організаціях і підприємствах тієї чи іншої управлінської функції; склад документів, які до неї входять, призначений для документування певних видів діяльності, наприклад планування, фінансування, обліку. Системи документації класифікують по галузях діяльності і окрім типових систем документації виділяють також системи документації з охорони здоров'я, освіті (загальному і спеціальному), нотаріальні, судові та ін
Уніфікована система документації (УСД) створюється за єдиними правилами і вимогам і повинна містити інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.
Зазвичай вона складається з одного-двох державних стандартів, сукупності взаємопов'язаних загальноросійських уніфікованих форм, забезпечують документоване подання даних у певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних і методичних документів з розробки, ведення й застосування. Безпосередніми розробниками конкретних форм документів і систем документації є міністерства (відомства), здійснюють координацію тієї або іншої галузі діяльності.
Особливість документів з особового складу - їх одночасна уніфікація у складі двох уніфікованих систем документації: організаційно-розпорядчої та первинної облікової. Наказ по особовому складу можна розглядати як документ розпорядчого дії, що підтверджує наявність юридичного факту виникнення (зміни, припинення та ін) трудового договору. Однак цей же наказ реєструє факт виникнення (розірвання) трудов...
