очень, тільки загальноприйняті або передбачені в списку скорочень, складеному держархівом.
У Додатку 8 в заголовках справ з порядковими номерами з № 904 по № 907, з № 909 по № 912, з № 914 по № 927, з № 929 по № 935, з № 949 по № 950 вжито скорочення те ж, яке не є загальноприйнятим.
Приклади складання заголовків справ представлені в Додатках 6,7,8.
Таким чином, заголовки справ повинні всебічно позначати зміст одиниць зберігання, забезпечити швидкість, точність і повноту багатоаспектного пошуку інформації.
Висновок
Розглянувши сутність поняття архівного опису, проаналізувавши інформаційну та обліковий функції архівного опису, виявивши місце і значення архівного опису системі НСА, в ході даного дослідження нами була зроблена спроба вивчити архівну опис як довідник по утриманню та обліку одиниць зберігання в організаціях і архівних установи.
Для досягнення даної мети в ході роботи були вирішені наступні завдання:
· вивчена наявна наукова література і публіцистика з теми дослідження;
· введено поняття і призначення архівної опису, її місце в системі науково-довідкового апарату;
· розглянута історія створенийия архівного опису;
· вивчена і охарактеризована обліковий функція архівного опису, що розкриває сутність архівного опису як внутріфондового первинного облікового документа;
· вивчена і охарактеризована інформаційна функція архівного опису, що розкриває сутність архівного опису як внутріфондового довідника за складом та змістом одиниць зберігання.
У ході роботи ми прийшли до наступних висновків:
. Архівний опис є архівними довідником, призначеним для розкриття складу і змісту справ, закріплення їх систематизації усередині фонду та обліку справ. Архівний опис як базовий довідник російських архівів займає особливе місце в системі науково-довідкового апарату. Значення опису визначається тим, що архівний опис як обліковий документ і довідник по змісту, несе велике інформаційне навантаження і, крім того, є основою для складання інших типів архівних довідників. Опис є одним з найстародавніших архівних довідників: найраніша російський опис, що дійшла до нас, відноситься до XIII в. Проте найцінніший досвід складання описів, вироблення теоретичних основ опису відноситься до XIX століття.
2. Облікова функція опису полягає у вказівці кількості одиниць зберігання у фонді. Цим забезпечується збереження документів, контроль за зміною обсягу фонду. Крім того, наявність порядкових номерів справ сприяє і швидкому пошуку необхідної дослідникам інформації. Таким чином, архівний опис є обліковим довідником, на основі якого ведеться поедінічно (порядковий номер) і сумарний облік (шляхом додавання даних підсумкових записів всіх описів фундації).
. Інформаційна функція опису реалізується в процесі опису кожної справи, при складанні такого важливого елементу, як заголовок справи, який розкриває видовий склад документів і зміст одиниці зберігання. Архівний опис, закінчена і правильно оформлена, дає уявлення про склад і зміст документів фонду в цілому. Таким чином, заголовки справ всебічно позначають зміст одиниць зберігання, забезпечують швидкість, точність і повноту багатоаспектного пошуку інформації.
Список джерел та літератури
Джерела
1.Федеральний закон від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» (в ред. ФЗ від 04.12.2006 № 202-ФЗ)//СЗ РФ. 2004. № 43. Ст. 4169; ІПС «Консультант Плюс».
2.Регламент державного обліку документів Архівного фонду Російської Федерації (затв. наказом Росархіву від 11.03.1997 № 11; зареєстрований в Мін'юсті РФ 08.07.1997 № тисячу триста сорок чотири)//ІПС «Консультант Плюс».
.Основні правила роботи державних архівів Російської Федерації (затв. наказом Росархіву від 13.02.2002 № 16). М., 2 002.
.Основні правила роботи архівів організацій (затв. рішенням Колегії Росархіву від 06.06.2002). М., 2002. 152 с.
.Право організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях Російської академії наук (затв. наказом Міністерства культури і масових комунікацій РФ від 18.01.2007 № 19)//ІПС «Консультант Плюс».
.ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа: Терміни та визначення (затв. Постановою Держстандарту Росії від 27.02.1998 № 28 з датою введення 01.01.1999). М .: Видавництво стандартів, 1998. 7 с.
.ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційн...
