да та/або прізвище та ініціали особи, якими складені документи. Наприклад:
Звіти голів профспілок закладів культури про організацію літнього відпочинку дітей у 1985
Доповіді та виступи наркома освіти РРФСР Луначарського А.В. на зборах в партійних організаціях. 1921
Далі в заголовках одиниці зберігання повинен бути позначений адресат - установа, посада та/або прізвище та ініціали особи, якій адресовані документи. Наприклад:
Донесення Московського генерал-губернатора Дубасова Ф.В. міністру внутрішніх справ Дурново П.І. про заворушення на заводах і фабриках Москви в жовтні-листопаді 1905
Листи видавництва «Дитяча література» Чуковському К.І. про видання його творів.
Після позначення виду одиниці зберігання і (або) видів (різновидів) містяться в ній документів, їх автора (авторів) вказується кореспондент - назва установи, посада і (або) прізвище та ініціали особи, від якого отримані документи.
Кореспондент вказується у формі офіційної назви установи або прізвища, посади, звання, професії окремої особи. Наприклад:
Переписка Міністерства сільського господарства з академіком Лисенко Т.Д. про проведених ним експериментах.
Якщо листування велося з однорідними кореспондентами, в заголовку одиниці зберігання вказується загальна видова назва кореспондентів. Наприклад:
Переписка губернського продовольчого комітету (губпродкома) з місцевими продовольчими комітетами про хід виконання продовольчої розкладки в 1921
Важливою частиною заголовка є виклад питання, предмета, події, факту.
При складанні заголовка необхідно забезпечити повну відповідність інформації, закладеною у ньому (вторинної інформації), дійсному змісту інформації документів описуваної одиниці зберігання (первинної інформації). Смисловий зміст документів одиниці зберігання, отражаемое в заголовку, слід викладати коротко, чітко, в узагальненій формі, не допускаючи при цьому втрати конкретних характеристик описуваних об'єктів; перерахування назв окремих документів у заголовку не допускається. Виявленню змісту документів та складання заголовків управлінської документації допомагає вивчення основних функцій і напрямів роботи установ - фондообразователей. Зміст документів має бути передано в заголовку сучасною мовою, без вступних слів і складних синтаксичних зворотів; слід зберігати окремі терміни, а також найменування установ, адміністративно-територіальних одиниць та географічних назв, характерні для певних історичних періодів і виражають їх особливості. Не припустимо вживання в заголовку неконкретних, що не розкривають зміст документів формулювань, таких, наприклад, як «різна листування», «загальна листування», «папери до керівництва» і т.д. При складанні заголовка специфічні терміни, титули, чини, звання, відповідні різним історичним періодам, повинні застосовуватися без будь-яких змін, у тому числі - без їх модернізації, з виключенням слів, є виразом особливого шанування (величність, високість, превосходительство, святість і т.п.).
Місцезнаходження автора, адресата або кореспондента документів (назви населених пунктів, географічних об'єктів, адміністративно-територіальних одиниць) також вноситься в заголовок одиниці зберігання.
До складу заголовка одиниці зберігання в деяких випадках вносяться дати містяться в ній документів. Дати, до яких відносяться викладені в документах події, вносяться в заголовок, якщо точна датування відображає історичні зв'язки між подіями і фактами і необхідна для розуміння конкретного змісту документів. Наприклад:
Телеграми Реввійськради Південного фронту до РВСР про хід військових операції в 1920 р Оригінали (друкарський стрічка); машкопіі.
Записки, інформації, довідки Економічного відділу ЦК КПРС, міністерств Союзу РСР про реалізацію пропозицій учасників Квітневого (1985 р) пленуму ЦК КПРС. Оригінали; текст - машинопис.
Якщо одиниця зберігання складається з одного документа, то в заголовку, крім виду, автора, адресата, змісту документа, вказується його дата.
Повідомлення начальника Миколаївської залізниці Петрина П.З. в Міністерство шляхів сполучення про катастрофу товарного складу 25 січня 1890 Оригінал.
У заголовок одиниці зберігання, що має додатки, виносяться їх дати, що не збігаються з датами основних документів, зазначених у крайніх датах. Наприклад:
Протоколи засідань обласної Ради депутатів трудящих №№ 1-6 (січень-березень 1970) з додатком інформації про роботу промислових підприємств області з 2-м півріччях 1969
У заголовку не повинно бути ніяких довільних скор...
