ткова інспекція - 10%, банк - 5%.
Документи, що підлягають відправці в інші організації , сортують, упаковують, а також перевіряють правильність оформлення документів, наявність додатків, відповідність кількості примірників кількості адресатів.
Більша частина документації відправляється за допомогою кур'єра. Але у випадку, коли відповідь необхідно отримати в короткі терміни - факсом.
Процентне співвідношення відправки документів установою представлено у вигляді діаграми на малюнку 6: кур'єр - 45%, факс - 30%, електронна пошта - 25%, пошта - 5%.
Малюнок 7 - Відправка документів
Основний обсяг отправляемой кореспонденції становлять листи, звіти, бухгалтерські документи.
Форма журналу реєстрації вихідної документації представлена ??на малюнку 7.
N п/п (вих. номер) Найменування документаОткуда поступілКому спрямований (резолюція) Дата направленіяДругіе отметкі123456 Малюнок 8 - Форма журналу реєстрації вихідної кореспонденції
Центральний офіс ТОВ «ЮКТПК» веде всю документацію підприємства, очолюється директором, якому, у свою чергу, підпорядковується діловод. У своїй роботі основними засобами складання документів використовує програмні додатки: 1С: Підприємство, Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook Express. Microsoft Word є одним з кращих текстових редакторів, завдяки якому можна без особливих зусиль створювати текстові документи, і завдяки персональному інтерактивному коректорові здійснювати перевірку граматичних і синтаксичних помилок.
Основними завданнями є постановка і ведення інформаційно-документаційного забезпечення управлінської діяльності організації на рівні сучасних вимог.
На центральний офіс покладається організація єдиної комплексної системи діловодства (інформаційно-документаційного забезпечення управління) в компанії, єдиного порядку роботи з документами, починаючи з їх створення (чи одержання) і закінчуючи здачею в архів (або знищенням).
Для раціональної організації діловодства в компанії розроблені організаційно-правові документи: статут ТОВ «ЮКТПК». Він містять правила, норми, положення, що встановлюють статус структурного підрозділу, його компетенцію, структуру, посадовий склад, функціональний зміст діяльності працівників підрозділу, їх права, обов'язки, відповідальність та інші аспекти. Положення, що містяться в організаційно-правових документах, обов'язкові для виконання. Статут має встановлену структуру тексту:
загальні положення;
цілі і завдання;
функції;
права та обов'язки;
керівництво;
взаємини (службові зв'язки);
організація роботи.
Процес управління компанії базується на операціях, що мають у своїй основі організаційно-адміністративний, аналітико-конструктивний та інформаційно-технічний характер.
Організаційно-адміністративна діяльність ТОВ «ЮКТПК» передбачає комунікаційні, розпорядчі, координаційні та контрольно-оціночні дії, властиві для праці директора компанії.
Аналітично-конструктивна діяльність лежить в основі процесу підготовки і прийняття рішень і становить зміст праці фахівців, які готують проекти документів.
Інформаційно-технічну діяльність складають оформлення документів, їх облік, зберігання, видача користувачам.
Кожній з основних функцій організації ТОВ «ЮКТПК» веде відповідальна особа, можна виділити кілька рівнів управління:
директор;
діловод;
старший майстер;
2.3 Виявлення проблем в документообігу ТОВ «ЮКТПК» по роботі з клієнтами
Всі основні рішення приймає директор ТОВ «ЮКТПК». У результаті нарощування обсягу робіт, пов'язаних із створенням, обробкою і копіюванням документів, при сформованому положенні директор уже не має можливості безпосередньо отримувати необхідну для прийняття ефективних рішень інформацію, своєчасно її обробляти і коректно оформляти. Наслідком є ??необхідність або постійно контролювати роботу майстрів, або делегувати частину повноважень, а саме пов'язаних з виконанням його робіт між директором і безпосереднім виконавцем (старшим майстром). Так само розробка альбому уніфікованих форм дозволить скоротити обсяги оброблюваної інформації, що дозволить делегувати обов'язки директор в області постачання продукції перекласти на працівників канцелярії.
Крім того, уніфікований альбом документів може вирішити такі проблеми:
) скороченню затрат ручної праці в інформаційних процесах (в результаті від людини потрібно мінімум зусиль для заповнення або прочитання документів); <...
