/p>
) широкому використанню електронно-обчислювальної техніки, оскільки уніфіковані форми документів зручні для електронної обробки (це досягається забезпеченням програмної, технічної та інформаційної сумісності документів, розробкою відповідних форм документів, класифікаторів, словників тощо) ;
) упорядкуванню інформаційних потоків;
) скорочення кількості документів;
) подальшого вдосконалення культури документа і в цілому інформаційної культури.
3. Розробка уніфікованих форм документів по роботі з клієнтами ТОВ «Південна Кубанська торгово-промислова компанія»
.1 Рішення виявлених проблем з документаційного забезпечення ТОВ «Південна Кубанська торгово-промислова компанія»
З урахуванням того що підприємство працює і як сервісний центр і як постачальник офісної техніки обсяг документів ростемо в подвійному обсязі. У зв'язку з цим оптимальним рішенням у даній ситуації буде прийнятно існування двох уніфікованих альбомів документів.
Як було сказано вище, обсяги документації ростуть, і відповідно збільшується обсяг робіт, з якими наявну кількість працівників канцелярії не справляється. Для прискорення реєстрації відносин з клієнтами та спрощення цього процесу було розроблено Клієнтська угода на постачання обладнання і надання послуг. Він універсальний, що дозволяє вирішити всі поставлені проблеми і відповідно:
- скорочує обсяг використовуваних в роботі документів;
- скорочує терміни підготовки документів для підписання;
- упорядковує інформаційні потоки, що дозволяє опанувати всією повнотою інформації в короткі терміни.
Решта пакет документів рекомендується розділити за напрямками діяльності.
Для сервісного центру:
1. Договір про прийняття несправного пристрою.
Документом, який підтверджує одержання Виконавцем обладнання на відповідальне зберігання від Власника, є Договір, в якому вказується модель прийнятого устаткування, його серійний номер, комплектація, прізвище Власника і його контактна інформація.
. Для оформлення ремонту юридичним особам необхідно знати повна назва організації, ІНН, банківські реквізити, юридична та фактична адреса, телефон, факс і e-mail, а також посаду та П.І.Б. керівника:
- якщо обладнання ремонтується за місцем установки, то майстром оформляється бланк договору;
- якщо обладнання ремонтується в майстерні, то після виконання замовлення виставляється рахунок, який передається по факсу, або забирається клієнтом самостійно.
3. При отриманні в майстерні відремонтованого і оплаченого обладнання клієнту видається акт про надання послуг і рахунок-фактура, або вона направляється кур'єром підприємства за фактичною адресою клієнта. Якщо ремонт здійснювався за місцем встановлення обладнання, то рахунок-фактура направляється кур'єром після надання послуг.
4. Для прискорення документообігу оформити документи в майстерні або офісі може або повноважне особа організації, що оплатила замовлення, і має при собі її печатку, або особа, яка надала довіреність від такої організації. На довіреності повинні бути присутніми реквізити підприємства, юридична адреса, ІПН, код ОКПО, код ЗКГНГ, розрахунковий рахунок. Довіреність повинна бути підписана особою, яка має за статутом такі повноваження. Його підпис повинна супроводжуватися розшифровкою. Довіреність повинна містити чітко ідентифіковану печатка організації, її видала.
5. При оплаті за готівковий розрахунок для юридичних осіб оформляється наступний комплект документів:
- акт виконаних робіт;
- квитанція прибуткового касового ордера.
При продажу товарів використовується наступна модель взаємодії з клієнтом:
1. укладається договір з клієнтом. Якщо клієнт постійний, складається один договір на кілька угод, в якому обумовлені деталі подальшої співпраці (порядок розрахунків, відпустки товарів, виконання робіт та умови надання послуг);
2. клієнту виставляється рахунок на оплату;
. клієнт оплачує рахунок. При оплаті товару за готівковий розрахунок клієнту видається касовий, товарний чек. При оплаті товару за безготівковий розрахунок у клієнта залишається платіжний документ, завірений банком і підтверджує оплату;
. при відвантаженні товару клієнту видається товарна накладна і рахунок-фактура.
Договір оформляється в 2-х примірн...
