деться через єдину автоматизовану систему електронного документообігу (ЕАСД) або телефон.
Кожен документопоток в Дирекції має досить стабільний маршрут руху, який залежить від складу і змісту документів, ступеня регламентації функцій керівників і структурних підрозділів, розподілу обов'язків між керівниками і від прийнятої в організації технології роботи з документами.
Таким чином, документообіг в Свердловській дирекції з тепловодопостачання Чусовсого територіальної ділянки становить менше 10 тис. документів на рік. У складі присутні три документопотока: вхідні, вихідні і внутрішні. Основними характеристиками документопотока є якісні та кількісні характеристики.
Обсяг документообігу підраховується для того, щоб визначити рівень завантаженості секретаря, щоб надалі перерозподіляти обов'язки, збільшувати або зменшувати штат і визначити необхідність впровадження автоматизованих технологій в роботу з документами.
2.2 Організація діловодства в Свердловській дирекції з тепловодопостачання Чусовського територіальної ділянки
Форма діловодства в Дирекції централізована: служба ДОУ відсутня, а робота з документами і документування діяльності, зокрема керівника, здійснюється секретарем. Він призначається на посаду і звільняється з посади директором Дирекції.
Централізована форма діловодства передбачає зосередження всіх технологічних операцій по роботі з документами у віданні одного спеціалізованого структурного підрозділу (канцелярії, загального відділу) або одного співробітника (секретаря установи). У цьому підрозділі (або цим співробітником) виконується повний цикл технологічних операцій з обробки документів від моменту їх отримання або створення до здачі в архів: прийом та обробка документів, що надходять, їх реєстрація, контроль за виконанням, довідково-інформаційна робота, систематизація та зберігання документів, відправка документів, обробка документів для їх передачі в архів [20].
Секретар підпорядковується безпосередньо директору Дирекції і взаємодіє в процесі роботи з усіма необхідними для якісного виконання її обов'язків співробітниками інших підрозділів, підрозділів апарату управління, філій та інших структурних підрозділів ВАТ «РЖД».
У діяльності діловода представлений повний комплекс функцій, призначений для виконання якісної роботи секретаря. Також, секретар виконує додаткові функції, не пов'язані з його секретарської діяльністю. Наприклад, веде облік робочого часу співробітників (табель, відпустки, лікарняні); готує списки днів народження співробітників Дирекції. Дані функції було б доцільно виконувати співробітникам відділу кадрів.
У своїй роботі секретар спирається на Інструкцію з діловодства в апараті управління ВАТ «Російські залізниці». Вона розробляється в головному офісі Залізниці та затверджується наказом президент ВАТ «РЖД».
Інструкція є основним нормативно-методичним документом, що визначає і встановлює єдиний порядок складання, оформлення документів і роботи з ними в організації. Інструкція розроблена на основі загальнодержавних нормативних документів: державних стандартів на уніфіковані системи документації, Типової інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації, Основних правил роботи відомчих архівів, методичних матеріалів архівної служби, відомчих правил і т. Д., Але в той же час , спираючись на загальнодержавні нормативи, інструкція з діловодства в апараті управління ВАТ «Російські залізниці» відображаються всі особливості постановки діловодства: структура служби діловодства, склад посад службовців, що здійснюють діловодної обслуговування, склад документів, що створюються в установі, ступінь комп'ютеризації діловодних операцій, наявність архівів в традиційній та електронній формі і т. д.
В інструкції з діловодства в апараті управління ВАТ «Російські залізниці» містяться всі необхідні розділи, їх зміст відповідає їх назві і призначенням. Наприклад, розділ «контроль за виконанням документів та прийнятих рішень» встановлює організацію контролю виконання, здійснення контролю виконання Департаментом управління справами, здійснення контролю виконання підрозділами апарату управління товариства, а також автоматизовану систему контролю виконання.
Інструкція з діловодства підписується президентом ВАТ «РЖД» і затверджується наказом президента ВАТ «РЖД».
Після затвердження інструкція тиражується і передається в усі структурні підрозділи та філії.
Інструкція з діловодства містить всі необхідні реквізити, оформлені за ГОСТом Р 6.30 - 2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. Це такі реквізити...
