абезпечення: автоматизованого типу, традиційного, змішаного; поділ документообігу на вхідні, вихідні та внутрішні документопотоки; основні характеристики документообігу як просторово організованого процесу: маршрути руху документів, етапи та інстанції їх проходження, стадії документообігу. Також відносяться склад і зміст документів, що включаються в документообіг, спрямованість руху документів, періодичність документопотока.
До кількісних параметрів документообігу відносять показники його об'єму і часу протікання. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних і внутрішніх документів установи за конкретний період. Виділяють і такі параметри, як фізичний обсяг конкретного документа, розмір його тексту [23].
У кількісному відношенні документообіг за останні три роки в Дирекції можна виразити в таблиці:
Таблиця 1 Кількість документів за 2011-2013 рр.
Документы201120122013Входящие112811331186Исходящие200119682037Внутренние232419722228Всего 545350735451
З таблиці видно, що документообіг в Свердловській Дирекції з тепловодопостачання Чусовського територіальної ділянки залишається стабільним. Аналіз показав, що документообіг не перевищує 10000 документів на рік. Створення служби ДОУ при такій кількості документів на рік є недоцільним, тому всю роботу з документами здійснює секретар. При аналізі документообігу не враховувалися нереєстровані документи. Загалом очевидно, що 10 тис. Документів на рік не буде, проте їх кількість все одно не буде перевищувати дану цифру.
Як правило, в організації щорічно проводиться облік кількості документів. Підсумки обліку повинні бути підставою для визначення штатної чисельності самої служби, планування, придбання технічних засобів обробки документів [17]. Аналіз документообігу може показати загальну напруженість праці співробітників, динаміку цієї напруженості протягом року і іншу цікаву статистику [26].
Підрахунок документів в Дирекції ведеться за реєстраційними формам вхідних, внутрішніх (зазвичай за видами) і вихідних документів. При цьому враховується лише число зареєстрованих вхідних документів, а документи, що не підлягають реєстрації, зазвичай не підраховуються, хоча їх кількість значно перевищує кількість зареєстрованих документів. Внутрішні документи також далеко не завжди реєструються. Наприклад, доповідні і пояснювальні записки, довідки тощо і тому їх кількість точно підрахувати важко.
Документообіг як технологічний процес ділиться на кілька частин - потоків, що забезпечують прямий і зворотний зв'язок в управлінні. Під документопотоком (потоком документної інформації) розуміється сформоване або організоване в межах інформаційної системи рух даних у певному напрямку, за умови, що у цих даних спільне джерело і загальний приймач [24].
Основні документопотоки в організації:
· потік вхідної документації, що складається з надходять в організацію документів;
· потоки внутрішньої документації, що складаються з документів, створених в організації і не призначених до виходу за її межі;
· потік вихідної документації, що складається з документів, призначених для відправлення в інші організації [23].
Вхідний документопотік Дирекції складається з:
· документів вищестоящих організацій. Наприклад, розпорядження, які з головного офісу, накази з державного комітету РФ з будівництва та житлово-комунальному комплексу та інші.
· документів від підвідомчих організацій. Наприклад, заявки на матеріали, дані по котельних, пояснювальні та інші.
· документів від несупідрядними організацій. Наприклад, гарантійні листи, договори та інші.
Вихідний документопотік складається з документів, що створюються в Дирекції та відправляються за її межі. Вихідні документи створюються у відповідь на що надійшли письмові чи усні запити або як ініціативні документи, вимагають або не потребують відповіді. Наприклад, листи, щорічна паспортизація, заявки, приписи та інші.
Внутрішній документопоток складають документи, створювані і використовувані у ВАТ «РЖД», що не виходять за її межі. Внутрішній потік забезпечує цілеспрямоване рішення управлінських завдань в межах організації. До них відносяться організаційні документи, що визначають завдання, функції організації в цілому, а також її структурних підрозділів, компетенцію, права та обов'язки посадових осіб, правила виконання окремих видів діяльності. Наприклад, перелік котелень, підготовлених до опалювального сезону, посадові інструкції, протоколи нарад та інші. У ВАТ «РЖД» внутрішня переписка між посадовими особами та структурними підрозділами зазвичай ве...
