, як: емблема організації, найменування виду документа, дата документа, реєстраційний номер документа, місце складання або видання документа, гриф затвердження документа, текст документа, відмітка про наявність додатка, підпис.
Таким чином, інструкція з діловодства ВАТ «РЖД» індивідуальна і враховує всі особливості, як складу документів, так і технології їх обробки.
Також, в своїй діяльності секретар спирається на посадову інструкцію. Посадова інструкція - документ тривалого користування і застосовується до заміни нової посадовою інструкцією. Вона - головний організаційно-правовий документ, який регламентує діяльність співробітника [25].
У посадовій інструкції секретаря містяться всі необхідні розділи, їх зміст відповідає їх назві і призначенням. Наприклад, розділ «Обов'язки» встановлює порядок виконання функцій, видів робіт, окремих доручень, а також етичні норми, які секретар зобов'язаний дотримуватися в ході трудової діяльності. У даному розділі закріплений повний вичерпний список обов'язків секретаря за кожною виконуваною їм функції. Розділ «Права» закріплює коло прав, що надаються працівнику для реалізації покладених на нього функцій, а також порядок здійснення цих прав.
Посадова інструкція підписана керівником структурного підрозділу і затверджена начальником Свердловської Дирекції тепловодопостачання.
Після затвердження посадова інструкція передається працівнику, який проставляє на ній ознайомчу візу.
Оформлено посадові інструкції на загальному бланку організації.
Посадова інструкція містить всі необхідні реквізити, оформлені за ГОСТом Р 6.30 - 2 003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. Це такі реквізити, як: найменування організації, дата, номер документа (при безпосередньому затвердження керівником), місце складання, заголовок до тексту, візи узгодження, підпис, гриф затвердження.
Секретар в Свердловській дирекції з тепловодопостачання Чусовського територіальної ділянки має освіту невідповідність займаній посаді, однак вона проходила курси секретаря і досвід роботи на даній посаді більше десяти років, а також читає відповідну літературу. Для підвищення кваліфікації раз на два роки її відправляють на курси з секретарській справі. Таким чином, навіть якщо секретар в Дирекції не має вищої освіти з даної спеціальності, але вона періодично підвищує свою кваліфікацію, переглядає відповідну літературу і має великий стаж роботи секретарем, можна зробити висновок, що людина підготовлена ??для виконання секретарських обов'язків.
Робоче місце співробітника знаходиться на другому поверсі двоповерхової будівлі і розташоване так, що секретар не може бачити хто заходить до директора. Це є великим мінусом схильності кабінету секретаря.
Робоче місця секретаря включає в себе дві зони: основна, де знаходиться робочий стіл з приставками і необхідною оргтехнікою та допоміжна зона, де розташовуються шафи, копіювальний апарат та ін. У кабінеті також повинна бути зона обслуговування відвідувачів, але в даному випадку вона відсутня.
Робочий кабінет забезпечений всіма необхідними меблями і сучасною оргтехнікою для якісного виконання своїх обов'язків.
Найважливішим фактором забезпечення продуктивної і якісної роботи секретаря при збереженні здоров'я є відповідні санітарно-гігієнічні норми умов праці. У Дирекції дотримуються майже всі санітарно-гігієнічні норми. Виняток становить - шумоізоляція.
З вище сказаного можна зробити висновок, що кабінет секретаря оснащений всією необхідною оргтехнікою для роботи, має сприятливі санітарно-гігієнічні умови, однак при аналізі робочого місця секретаря було виявлено кілька недоліків:
· секретар не може бачити, хто заходить до керівника;
· в кабінеті немає зони обслуговування;
· не дотримуються умови шумоізоляції.
Таким чином, діловодство Дирекції організовано в центролізованном форматі. При централізованій системі ДОП, де обсяг оброблюваних документів невеликий та створення служби ДОУ недоцільно, всю роботу з документами виконує секретар.
У своїй діяльності він спирається на такі локальні акти як інструкція з діловодства в апараті управління ВАТ «Російські залізниці» і Посадова інструкція. У Посадовий інструкції наведено вичерпний список функцій секретаря, однак є і такі функції, які не пов'язані з секретарської діяльності.
Раціональна організація праці секретаря складається з організації робочого місця та умов праці. У кабінеті секретаря є вся необхідна меблі та оргтехніка для якісної роботи...
