іловодства у федеральних органах виконавчої влади [10], ГОСТ Р 6.30 - 2003 [1], ГОСТ Р 15489-1 - 2007 [2], Основні правила роботи архівів організацій [6]);
? аналіз стану документаційного забезпечення управління в організації;
? виявлення і систематизація положень всіх організаційно-розпорядчих документів підприємства, що стосуються діловодства;
? аналіз раніше діяли в організації інструкцій з діловодства;
? вивчення інструкцій з діловодства, застосовуваних в інших організаціях [28, 20].
При складанні інструкції необхідно враховувати специфіку організації (особливості структури, форму власності, порядок прийняття рішень). Наприклад, інструкція з ведення діловодства в акціонерному товаристві розробляється з урахуванням вимог Положення про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств. p> Інструкцію розробляє, як правило, служба діловодства або фахівець, відповідальний за діловодство. Однак бувають випадки, коли розробкою займається юридична служба або підрозділ, зайняте створенням автоматизованої системи діловодства. У будь-якій ситуації фахівці з діловодства повинні брати активну участь у підготовці найважливішого для їх роботи нормативного акту. При цьому зовсім не обов'язково, щоб інструкція розроблялася саме співробітниками даної організації. Для цієї роботи організація може залучити за договором спеціалізовані наукові центри [28, 18]. Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом, видаваним керівником організації. p> 2.3. Інструкція за конфіденційним діловодства.
В. І. Андрєєва зазначає, що особливості роботи з документами, що містять конфіденційну інформацію, краще викласти в окремій інструкції, оскільки знайомитися з такою інформацією і працювати відповідно до її вимог повинні лише співробітники, що мають до неї доступ. p> В інструкції повинні бути вказані:
? види конфіденційної інформації;
? види та різновиди конфіденційних документів;
? правила роботи з цими документами;
? доступ до конфіденційної інформації;
? режим комерційної таємниці, її охорона і т. д. [14, 26]. p> 2.4. Інструкція з кадрового діловодства.
Дана інструкція не є обов'язковим документом. Як зазначалося вище, в інструкції з діловодства можна виділити розділи, що визначають порядок роботи з різними групами документації (в тому числі кадрової). Однак багато фахівців для зручності рекомендують все ж винести питання роботи з кадровою документацією в окремий документ. p> Інструкція з кадрового діловодства вирішує широке коло практичних завдань. Так, в інструкції з кадрового діловодства затверджуються шаблони всіх документів з особового складу, черговість їх оформлення та порядок проходження всередині організації. А головне, затверджується перелік документів, необхідних для виконання тієї або іншої дії працівника кадрової служби [24, 34]. p> Крім того, при розробці даної інструкції також врахо...
