но до розробленої в організації номенклатурою справ, порядок формування документів у справи, ознакизаклади справ, правила формулювання заголовків справ та їх індексації. Тут же, зазначає В. І. Андрєєва, має бути показаний порядок оперативного зберігання документів:
? оформлення обкладинок справ;
? використання справ в довідкових цілях;
? умови вилучення при необхідності окремих документів і справ [14, 25].
Розділ В«Передача документів на архівне зберіганняВ» присвячений питань проведення експертизи цінності документів, організації діяльності експертної комісії, оформлення результатів її роботи. У розділі, на думку В. І. Андрєєвої, повинен бути приведений порядок:
? складання описів справ;
? відбору документів на знищення;
? передачі документів тривалих і постійного термінів зберігання в архів організації;
? відбору та передачі документів у впорядкованому стані в державні та муніципальні архіви на підставі відповідного договору [14, 25].
Названі розділи В. І. Андрєєва пропонує доповнити наступними: В«Порядок розмноження службових документівВ», В«Удосконалення системи діловодстваВ», В«Контроль стану діловодстваВ». В якості самостійних розділів, зазначає В. І. Андрєєва, бажано виділити порядок роботи з бухгалтерської, кадрової та іншими видами документації [14, 25]. p> 2.2.4. Додатки до інструкції з ведення діловодства.
Крім названих вище документів (Табель, Альбом форм документів, Збірник типових і трафаретних текстів) до інструкцій доцільно докладати:
? зразки бланків офіційних документів організації;
? реєстраційні форми;
? розроблені в організації класифікатори та переліки (класифікатор структурних підрозділів, виконавців, перелік причин невиконання документів і т. п.);
? форми документів аналітичного характеру (довідка про стан виконавської дисципліни, відомості про обсяг документообігу тощо);
? форми номенклатур справ, описів документів і справ, аркуша-завірителя справи [14, 26].
2.2.5. Розробка інструкції з ведення діловодства.
Робота над інструкцією з ведення діловодства складається з трьох основних етапів:
1) підготовчий (визначається коло розробників, формулюються цілі, визначаються терміни і порядок роботи, проводиться збір необхідних вихідних даних);
2) створення проекту інструкції, його редагування, узгодження та затвердження;
3) робота з ознайомлення співробітників з положеннями інструкції, внесення в інструкцію необхідних змін [28, 19].
Крім цього, обов'язком фахівців в області діловодства є постійний контроль за дотриманням в організації вимог інструкції, методична робота з роз'яснення її положень.
Підготовці проекту інструкції повинні передувати:
? вивчення чинного законодавства з питань діяльності організації, інформатизації, діловодства та архівної справи (зокрема, ГСДОУ [3], Типова інструкція з д...
