Теми рефератів

> Реферати > Курсові роботи > Звіти з практики > Курсові проекти > Питання та відповіді > Ессе > Доклади > Учбові матеріали > Контрольні роботи > Методички > Лекції > Твори > Підручники > Статті Контакти

Реферати, твори, дипломи, практика » Отчеты по практике » Значення секретарської служби у 2 відділі міліції

Реферат Значення секретарської служби у 2 відділі міліції

Тема: Отчеты по практике

йного і тимчасового термінів зберігання групують окремо.

9. Кожен документ у справа має дату, підпис, відмітку про виконання.

Оформлення справ включає в себе наступні операції:

1. Опис справи на обкладинці.

При оформлення справ на обкладинку виносять такі реквізити:

- найменування міністерства;

- найменування установи;

- індекс справи за номенклатурі справ, номер тому;

- дати початку і закінчення формування справ.

Обкладинка справи друкується на комп'ютері

2. Нумерація сторінок. p> Нумерація сторінок виробляється арабськими цифрами, чорною пастою в правому верхньому куті, з нижнього листа по верхній.

У 2-му відділі міліції кожна справа складається з декількох томів, і тому кожен том нумерують окремо.

3. Складання засвідчувального напису.

Оформляється в кінці справи на окремому аркуші.

Приклад оформлення обкладинки справи і засвідчувального напису

В
В

5.6 Зберігання справ

У 2-му відділі міліції справи формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі в архів установи. Справи розміщуються в замикаються шафах вертикально. На корінці кожної справи вказується його індекс за номенклатурою.

Якщо документи, включені в справу, в протягом року потрібні працівнику установи, вони виймаються зі справи тільки відповідальним за формування та зберігання справ, а на їх місце закладається лист-заступник, в якому зазначено: коли, кому і на який термін виданий документ.

Карта-заступник поміщається на місці виданого справи. Після завершення діловодного року видача співробітникам окремих документів зі справи не допускається. При необхідності в тимчасове користування видається справа цілком.

Видача справ в інші організації дозволяється лише керівником організації.

Вилучення документів із справ на вимогу прокуратури або суду діє тільки на підставі письмового розпорядження цих органів. br/>

5.7 Передача документів на архівне зберігання

На справи, сформовані за видами і різновидах документів, заголовки яких не повністю розкривають їх зміст, а також для справ постійного і тимчасового термінів зберігання понад 10 років, а також найбільш важливі документи (по особовому складу або секретні документи) складаються внутрішні описи, які підшиваються на початку справи. Кількість листів внутрішнього опису проставляється в засвідчувального напису, після вказівки загальної кількості аркушів через знак "+".

Усі справи, підготовлені на зберігання, діляться на 2 групи:

1. Справи по основній діяльності.

2. Справи з особового складом 2-ої відділу міліції.

На кожну групу справ складається окремі описи:

- опис № 1 (справ за основної діяльності);

- опис № 1 л/с (Справ з особового складу). p> Опис складається на документи одного року.

У опис № 1 справи заносяться за наступній послідовності:

- статут;

- протоколи загальних зібрань;

- накази по основної діяльності;

- річні плани;

- звіти.

У опис № 1 л/с справи розташовуються в наступному порядку:

- книга обліку співробітників;

- накази по особовому складу;

- особисті справи і особисті картки;

- особові рахунки по заробітній платі;

- незатребувані трудові книжки.

На документи, виділені до знищенню, складається акт.

Прийом-передача справ у архів проводиться секретарем. На всіх примірниках опису, навпроти кожного примірника опису вказуються: цифрами і прописом кількість фактично прийнятих справ, номери відсутніх справ, дата прийому-передачі, а також підписи.

Разом зі справами до архіву передаються журнали реєстрації.

Тільки після передачі документів до архіву дозволяється робити знищення документів, включених до акт.

Опис складається в 3-х примірниках:

- 1 екз. передається вмест е з справами в архів;

- 2 екз. додається в якості підстави до протоколу засідання експертної комісії;

- 3 екз. залишається у секретаря.

Форма внутрішнього опису документів справи

Форма опису справ постійного і тривалих термінів зберігання

6. Оргтехніка та автоматизація робочого місця секретаря

Оргтехніка та автоматизація робочого місця секретаря

На робочому місці секретаря, тобто у мене у відділі, є наступні засоби оргтехніки:

1. Комп'ютер - PLUS/UPS SYSTEMS, 15 ". p> Athlon - мікропроцесор фірми АМД