а обкладинці кожного заводяться справи поміщається назва організації повне і/або скорочена, якщо воно офіційно визнано, наприклад: Російський державний гуманітарний університет - РДГУ. Під ним пишеться назва структурного підрозділу: Фінансовий відділ, Відділ кадрів.
Під назвою структурного підрозділу вказується індекс справи за номенклатурою, наприклад: Справа № 01-05, де 01 - це індекс структурного підрозділу, 05 - порядковий номер справи в номенклатурі.
Далі міститься заголовок справи, який переноситься на обкладинку з номенклатури без змін. Внизу обкладинки зазначається строк зберігання справи. Всі дані виносяться на обкладинку на самому початку закладу справи.
У справу можуть бути підшиті тільки ті документи, які передбачені номенклатурою. У разі появи нових документів з них формується самостійну справу і його назва (заголовок) вноситься до номенклатури справ під резервним номером.
Велике значення має правильне розташування документів всередині справи. Від того в якій послідовності вони розташовуються, багато в чому залежить час пошуку необхідної інформації.
Документи систематизуються у справах відповідно до певними принципами. Найбільш істотними і практично найзручнішими є: питально-логічний, хронологічний, алфавітний, нумераційний. Вони можуть варіюватися і комбінуватися.
Частіше за інших використовується питальний (питально-логічний) принцип, згідно з яким документи розташовують у справах в логічній послідовності вирішення того чи іншого питання. Така систематизація збігається з хронологічним розташуванням документів.
При алфавітній систематизації документів використовують прізвища їх авторів, назви установ-кореспондентів, найменування адміністративно-територіальних одиниць і т.д.
У Нумераційна порядку групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (протоколи, накази, квитанції, накладні і т.д.).
Різні категорії документів мають свою специфіку систематизації:
розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови тощо) формують у справи за видами документів і за хронологією (разом з додатками). Накази з основної діяльності та по особовому складу групують окремо;
протоколи групують у справи в хронологічному порядку і за номерами;
переписку групують за період календарного року і систематизують у хронологічній послідовності: документ-відповідь поміщають за документом-запитом;
планові і звітні документи слід зберігати в справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання або дати надходження;
документи у звітах слід розташовувати в такій послідовності: пояснювальна записка, звіт, додатки;
річні плани та звіти відокремлюють від квартальних і місячних;
фінансові грошові документи (касові ордери, авансові звіти, виписки банку та ін.) групуються по номерах. Аналогічно розташовуються квитанції, накладні тощо.;
документи в особистих справах розміщують у такій послідовності: внутрішній опис документів, наявних в особовій справі; заяву про прийом на роботу; анкета, листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту; виписки з наказів про призначення, переміщення, звільнення; доповнення до особового листка по обліку кадрів; доповнення до особового листка з обліку заохочень; довідки та інші документи, що відносяться до даної особи (крім довідок з місця проживання, про стан здоров'я та інших документів другорядного значення, які групуються окремо від особистих справ).
У межах цих груп документи розташовують по хронології. Копії наказів про накладення стягнень, заохочення, зміну прізвища тощо в приватне справа не підшивають, так як ці відомості записуються в доповнення до особового листка по обліку кадрів.
Особові рахунки робітників і службовців групують в самостійні справи за алфавітом у межах календарного року.
Звернення громадян формують в окремі справи, використовуючи алфавітний порядок угруповання.
Поряд з принципами систематизації документів при формуванні справ слід дотримуватися основних правил, загальних для всіх категорій документів:
у справи підшиваються тільки виконані документи. Невиконані, а також підлягають поверненню документи підшивати до справи забороняється;
кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів та інших нормативних актів. * Тому до підшивки документа в справу обов'язково перевіряється правильність його оформлення: наявність необхідних підписів, віз, індексу, дат, ...
