відміток і т.д.;
Номенклатура справ
Номенклатура справ являє собою складений за встановленою формою перелік справ які заводять справ в організації з визначенням термінів їх зберігання. Це дуже корисний документ у діловодстві, бо дозволяє раціонально організувати роботу з документами:
· групувати документи у справи за певною системою - забезпечує у разі необхідності оперативність їх пошуку і збереження,
· використовують у процесі реєстрації документів - привласнюють реєстраційний номер згідно розробленої класифікації і індексам справ,
· використовують як основний документ у процесі відбору справ для здачі їх в архів, відбору справ з термінами для подальшого їх знищення,
· застосовують як обліковий документ справ тимчасових термінів зберігання (можна додатково ніякі описи не складати),
· в архівній справі служить основою для складання описів справ постійного і довготривалого зберігання, у тому числі по особовому складу, актів на знищення документів.
Складання номенклатури справ
Номенклатура справ може бути
· розроблена самостійно організацій, позитивне - максимальна можливість організувати все під себе raquo ;, тому ніхто краще вас не знає специфіку діяльності і відповідно утворюються документів, прийнятої організації роботи з ними, негативне - велика трудомісткість, за відсутності достатнього досвіду в номенклатуру справ можуть бути закладені помилки,
· доручено її складання спеціалізованої компанії з укладенням відповідного договору з надання послуг, позитивне - не витрачаєте свій час і отриманий документ, як правило, складений грамотно, негативне - не завжди закладена сама раціональна система роботи з документами.
Зі свого боку я можу дати пораду - краще перший варіант. Постарайтеся номенклатуру справ складати самотужки, навіть якщо в підсумку можуть бути якісь недоліки. Правила розробки зрозуміти не важко, основна складність припадає на аналітичну роботу зі складання, систематизації назв заголовків справ і визначення термінів зберігання за переліком документів.
За родом своєї діяльності мені доводиться бувати в різних організаціях, документи яких я добре знаю. І коли вивчаєш складену стороннім фахівцем (нехай навіть і висококваліфікованим) номенклатуру справ, то розумієш з погляду нормативних вимог це бездоганний документ. Але з практичної точки зору там можуть бути присутніми різні недоладності - термін зберігання не той через неправильне підбору статті за переліком документів, дивні формулювання заголовків справ, іноді буває краще їх розділити на кілька справ, іноді навпаки об'єднати.
Чому таке відбувається, я поясню на відверненому прикладі. Людина зі сторони відразу може зрозуміти, що мова йде, наприклад, про папері. Але те, що мається на увазі наждачний, а зовсім не туалетний папір потрібно більш глибоке вивчення питання, хоча для вас це елементарно. Звідси незручності у використанні такої номенклатури справ у поточному діловодстві і при підготовці документів до здачі в архів.
Порядок складання та затвердження номенклатури справ
Робота ведеться на підставі нормативно-методичних документів. Відповідальність засоставленіе номенклатури справ покладається на службу діловодства (секретаріат, канцелярія, загальний відділ і т.д.).
Насамперед, необхідно визначити склад утворюються документів. Вивчають статут або положення про організацію, її структуру, положення про структурні підрозділи, інші наявні документи, що визначають діяльність організації (положення, регламенти, правила і т.д.), планові і звітні документи організації, корисно переглянути номенклатуру справ за попередній рік.
Вважається, що зведена номенклатура справ організації складається на підставі погоджених з відомчим архівом номенклатур справ структурних підрозділів. Виходячи з мого досвіду, я можу зробити висновок, що співробітники відділів просто не здатні розробити необхідний документ (відсутність кваліфікації, часу). Тому основна робота лягає на відповідального фахівця за складання зведеного документа. Буде краще для всіх, якщо структурні підрозділи просто представлять в службу діловодства список назв всіх заводяться справ.
При цьому всі документовані ділянки повинні бути відображені. Часто співробітники відділів говорять так у мене тут в столі raquo ;, щоб під рукою raquo ;. Разом з тим правила вимагають, щоб всі заголовки заводяться справ були включені в номенклатуру справ. І потім виконані документи формувалися у справи відповідно до закладеної системою.
Як вже зазначалося вище найскладніша робота в ро...
