оцтво про народження, атестат або диплом про закінчення навчального закладу та ін.
Оригінали більшості документів (наприклад, розпорядчих та організаційних), створених організацією, підшиваються у справи відразу після їх видання, а для ознайомлення і роботи з ними виготовляються копії.
Оригінали окремих видів з групи довідково-інформаційних (листи, довідки, відгуки, висновки) направляються адресату, а в справах організації залишаються копії.
Копія документа - це документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має юридичної сили raquo ;. Під зовнішніми ознаками розуміють носій інформації, фізичний стан документів, розмір документа, елементи діловодного або художнього оформлення.
Для того щоб копія придбала юридичну силу, необхідно її завірити. Завірена копія документа - це копія документа, на якій відповідно до ГОСТ Р 6.30-03 проставляють необхідні реквізити, що надають їй юридичну силу. Під встановленим порядком подразумеваются чітко визначені діючими нормативними правовими актами правила про те, хто і які види копій офіційних документів має право завіряти.
Для організацій, що виготовляють копії офіційних документів для власного використання або видачі їх на руки громадян, встановлені стандартні правила:
. Організації мають право виготовляти для видачі на руки громадян для захисту їхніх інтересів і прав копії лише тих документів, авторами яких є сама організація.
. Копії офіційних документів організації, у тому числі копії архівних документів, видаються на руки громадянам тільки з дозволу керівника організації або керівника служби діловодства.
. Організація може виготовляти копії офіційних документів інших організацій і завіряти їх у встановленому порядку, якщо ці документи необхідні для внутрішнього використання в організації. Наприклад, при прийомі на роботу організація може виготовити і завірити копію диплома працівника, яка потім буде підшита в його особиста справа.
. Заборонено виготовляти копії таких документів: паспорта, військового квитка, службових посвідчень; документів, на яких стоїть відмітка, що їх копіювати можна; документів, що мають неясний текст, підчистки і необумовлені виправлення.
Залежно від способу виготовлення копії бувають факсимільні і вільні.
Факсимільна копія точно відтворює всі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування. Факсимільні копії можна виготовити за допомогою засобів оргтехніки, друкарським способом.
Вільна копія документа може бути виготовлена ??рукописним або машинописним способом. Вона повністю може відтворювати інформацію офіційного документа, але не абсолютно точно відтворювати зовнішні ознаки (шрифт, наприклад).
Копію, изготовляемую в організації, запевняють шляхом проставлення на ній реквізиту 25 Відмітка про завірення копій за повною або короткій формі.
Копії бувають наступних видів:
· повна копія;
· виписка;
· відпустку.
Повна копія офіційного документа, що видається на руки, повинна бути завірена відміткою про завірення копії по повній формі з проставленням гербової печатки організації.
Виписка з офіційного документа, наприклад, з наказу, протоколу, виготовляється в тому випадку, якщо немає необхідності виготовляти повну копію. Виписка оформлюється наступним чином:
· у найменуванні виду документа вказується: виписка з наказу raquo ;, виписка з протоколу raquo ;;
· відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є) офіційного документа;
· з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;
· відтворюється реквізит Підпис (без особистого підпису);
· проставляється відмітка про завірення копії по повній формі з проставленням печатки.
Від копії документа слід відрізняти дублікат, який являє собою повторний екземпляр оригіналу документа, що має юридичну силу. Дублікат виготовляється у випадку втрати оригіналу (наприклад, свідоцтва про народження, атестата або диплома та ін.) На такому ж бланку, що й оригінал. На дублікаті маються справжні печатку і підпис посадових осіб, які мають право підпису на цих документах на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється в правому верхньому куті відмітка у вигляді слова дублікат .
. Організація прийому, розгляду, реєстрації та виконання документів
В...
