організаціях прийом і первинну обробку документів, що надходять можуть здійснювати:
· спеціальний підрозділ служби ДОУ;
· працівник служби ДОУ, наприклад інспектор по прийому й відправленню документів (якщо в структурі служби ДОУ немає експедиції);
· секретар керівника (у невеликих організаціях).
Централізація прийому та обробки всіх вступників документів в одному місці, незалежно від того, яким шляхом документ надійшов в організацію (поштою, кур'єром, факсом, від співробітників організації, які були на нарадах, у відрядженнях),- неодмінна умова раціональної організації документообігу. Централізація обробки документів в експедиції дозволяє:
· організувати роботу із застосуванням різних засобів організаційної техніки, що істотно підвищує продуктивність праці;
· забезпечити своєчасну, в день надходження (згідно з вимогами ГСДОУ), обробку документів, що надходять і передачу їх у відповідності з маршрутними схемами проходження;
· проводити щоденний облік кількості оброблюваних документів.
При обробці надходить кореспонденції виконуються наступні роботи:
. Перевіряються правильність доставки кореспонденції і цілісність упаковки, т. Е. Правильність адресування та наявність пошкодженої упаковки. Помилково доставлена ??кореспонденція повертається за призначенням або відправнику. При виявленні пошкодження упаковки складається акт про виявлені ушкодженнях.
. Виробляється сортування кореспонденції на розкривають і невскривающійся. Не підлягають розкриттю конверти і бандеролі з позначкою особисто raquo ;, адресовані громадським організаціям, а також кореспонденція, що містить документи на машинних носіях. На невскривающійся кореспонденції проставляється відмітка про отримання на упаковці, після чого вона передається на сортування.
Решта кореспонденція (навіть якщо в її адресаті можуть бути вказані конкретні співробітники із зазначенням їх посад) підлягає розтину. При великих обсягах документообігу при розкритті конвертів використовується конвертовскривающіе машини.
. Визначається необхідність збереження упаковки (конвертів). Конверти зберігаються і скріплюються з документами в наступних випадках:
· якщо отримана Доплатні кореспонденція;
· якщо на документах немає зворотної адреси, що часто буває при отриманні заяв, скарг та пропозицій громадян, які вказують зворотну адресу тільки на конверті;
· якщо на документах не проставлена ??дата і її можна встановити тільки за поштовим штемпелем;
· якщо дата документів значно відрізняється від дат отримання або відправки на поштових штемпелях;
· якщо тільки за датою поштового штемпеля, можливо, визначити, чи дотримані терміни відправки документів (документи, що відправляються на конкурси, позовні заяви) та ін.
При скріпленні документів з конвертами використовуються різного роду сшиватели документів (ручні, електрифіковані). Конверти, які немає необхідності зберігати, пізніше будуть знищені за допомогою бумагоунічтожающіх машин.
. Перевіряються цілісність і правильність вкладення кожної упаковки. Після її розкриття особлива увага приділяється тій кореспонденції, де було виявлено пошкодження упаковки. Перевіряється комплектність вкладення, т. Е. Наявність всіх примірників, кількість сторінок, наявність додатків, перевіряються дата документа та її відповідність поточній даті. Перевіряється правильність адресування вкладених документів. При всіх виявлених недоліках складається акт з їх перерахуванням, який підшивається (скріплюється) з документом.
. Проставляється відмітка про отримання (реквізит 28) на першому аркуші документа в правому нижньому куті.
. Виробляється сортування документів і невскривающійся кореспонденції по адресатам - структурним підрозділам організації. 7. Організовується доставка документів адресатам. Це здійснюється або кур'єром, або представники структурних підрозділів в певний час (як правило, у другій половині дня) самі отримують надійшли документи з експедиції.
Організація розгляду документів
У службі ДОП після проведення експедиційної обробки документів проводять їх попередній розгляд з метою:
· встановлення маршруту руху конкретного документа;
· оперативного доведення документів до конкретного виконавця;
· визначення необхідності реєстрації окремих видів документів;
· формування інформаційно-пошукового масиву.
