. 1.2 Інформаційне забезпечення
Призначення підсистеми інформаційного забезпечення полягає у своєчасному формуванні та видачу достовірної інформації для прийняття управлінських рішень.
Інформаційне забезпечення - це сукупність засобів і методів побудови інформаційної бази [2.1].
Для створення інформаційного забезпечення необхідно:
ясне розуміння цілей, завдань, функцій всієї системи управління організацією;
виявлення руху інформації від моменту виникнення і до її використання на різних рівнях управління, представленої для аналізу у вигляді схем інформаційних потоків;
вдосконалення системи документообігу;
наявність і використання системи класифікації та кодування;
володіння методологією створення концептуальних інформаційно-логічних моделей, що відбивають взаємозв'язок інформації;
створення масивів інформації на машинних носіях, що вимагає наявності сучасного технічного забезпечення.
До складу інформаційного забезпечення включаються два компоненти: зовнішня інформація (класифікатори техніко-економічна інформація та документи) і внутрішня інформація (макети, екранні форми для введення первинних даних в ЕОМ або виведення результатної інформації, структура інформаційної бази: вхідних, вихідних файлів, бази даних).
. 1.3 Інформаційна модель
Після впровадження АРМ технологія роботи співробітника зміниться.
У дослідницькому розділі дипломного проекту була розглянута модель існуючих в адміністрації міського поселення Уваровка бізнес-процесів «Як є» (модель AS-IS ). Розглянемо функціональну модель бізнес-процесів «Як буде» (модель TO-BE ).
Для аналізу впроваджуваної технології розроблені діаграми за методологією SADT (IDEF0) з використанням CASE засобів Ramus, звані структурно-функціональними [2.2].
Після впровадження АРМ співробітнику адміністрації загального відділу надходить різного роду інформація, присвоєння поштової адреси та інші звернення, довідкова та нормативна документація (нормативні акти, накази і розпорядження), яка надходить від вищестоящих органів. Всі ці документи мають розширення Word, якщо це текстовий документ, jpg, bmp або png, якщо це відсканований документ, то співробітник сам визначає в якому з перелічених розширень він хоче зберегти його. Далі відбувається підготовка та оформлення цих документів співробітником адміністрації, спираючись на нормативні акти, накази, статути для того, щоб надалі винести по ним рішення (Рисунок 2.1).
Рисунок 2.1 - Контекстна діаграма моделі TO-BE «Підготовка та оформлення документів»
Документи, що надходять від населення, перевіряються співробітником адміністрації на правильність оформлення та відповідності прийнятим нормативам. Неправильно оформлені документи йдуть на доопрацювання. Правильно оформлені заяви та документи, а також звернення населення і накази вищестоящих органів послідовно проходять реєстрацію та обробку документів (Малюнок 2.2).
Малюнок 2.2 - Декомпозиція першого рівня моделі TO-BE «Підготовка та оформлення документів»
При реєстрації документи класифікуються за типом, за статусом (за важливістю), за термінами, необхідним для прийняття рішення. Класифікація залежить від зручності користувача знайти необхідний документ з мінімально витраченим часом. Після цього співробітник адміністрації передає їх на обробку і готує місце для їх подальшого зберігання. На відміну від схеми зберігання, існуючої на даний момент в роботі співробітника адміністрації, а саме паперового архіву, пропонується створити електронний архів документів, що дозволяє полегшити працю працівника за рахунок економії часу на пошук необхідної інформації, а також забезпечити найбільшу схоронність документів (Малюнок 2.3).
Далі зареєстровані документи передаються на обробку, тобто на цьому етапі приймається остаточне рішення і відбувається його виконання. Виконаний документ реєструється, зберігається в паперовому та електронному архіві і складаються звіти (Малюнок 2.4).
Малюнок 2.3 - Функціональний блок моделі TO-BE «Оформлення документів на оренду»
Малюнок 2.4 - Функціональний блок моделі TO-BE «Складання звітів»
Перевагами створення електронного архіву є:
пошук по фрагменту найменування;
здійснення швидкого доступу до необхідного документу;
зручність коригування документів;
доступ ...
