і по різніх статусах и атрибутах документів, что дозволяє контролюваті рух документів по процесах документообігу [18, 45].
Система електронного документообігу - це Типове решение, призначеня для автоматизації документообігу и діловодства, як в державних, так и недержавних підпріємствах будь-якіх Розмірів, форм власності за и роду ДІЯЛЬНОСТІ. Система дозволяє автоматізуваті Традиційне діловодство, організуваті електронний архів документів, упорядкуваті процеси роботи з вхідною/віхідною кореспонденцією, підтрімуваті внутрішню документацію на підприємстві, працювати Із Звернення громадян и вірішуваті Інші задачі. Система может буті легко переналаштована з урахування спеціфікі роботи шкірного конкретного підприємства.
Програмний комплекс Система електронного документообігу PS (ETS PS) призначеня для создания систем документообігу и має Наступний функціональність:
) підтримка функцій діловодства (вхідні, вихідні, розпорядчі, внутрішні);
) Бібліотечні послуги зі создания, зберігання и поиска документів;
) мережеві послуги з організації та комунальної роботи;
) підтримка безпеки и автентічної ідентіфікації при роботі з документами;
) Повнотекстові поиск по загально масиву документів;
) послуги зі Створення і супроводу Сховище документів;
) підтримка архівації документів зі встановленим терміном зберігання;
) підтримка різніх форматів текстових, аудіо- и відеоданіх;
) підтримка аудіорезолюцій и відеопротоколів ЗАСіДАНЬ;
) ведення історії змін и пропозіцій по зміні документів [18, 67].
Для того, щоб електронний документообіг в рекламній агенції віконував свои Завдання, Замовнику слід розуміті необходимость перегляду и Врегулювання бізнес процесів підприємства. При всій вігоді такого решение, могут з явитися кілька Особливе, Які необходимо враховуваті керівнику Компанії и IT-фахівцям. На шкода, часом не всі співробітнікі компаний мают належности технічну підготовку. І, незважаючі на простоту навчання користувань, відмовляються підвіщуваті рівень кваліфікації у роботі з новим Програмне забезпечення. Необходимо підготуваті персонал до Впровадження системи електронного документообігу (надалі СЕД), поясніті вигоди новой организации РОбочий процесса, использование СЕД Покликання полегшіті виконан рутинних ЩОДЕННИЙ Завдання, а значити - пріскоріті робочий процес.
запроваджувати електронний документообіг в рекламній агенції слід Проводити в усіх ее підрозділах, оскількі робота СЕД пов язана Із створеня, зміною та зберіганням денних, необхідніх для Всього підприємства. У даній області не винних и не может буті Слабко ланок raquo ;. Дуже багато покладів від правільності решение керівника, Який винен розуміті, что автоматизація робочих процесів веде до більш ретельного структурування роботи рекламної агенції, Пожалуйста спрямованостей на Досягнення загально, чіткіх и злагодженіх Дій. Водночас виграш від Прийняття такого решение, при всех витрат, Дійсно високий.
При повній прозорості Дій, що не нужно буде складуваті тісячі запорошені томів службових записок, листів, Іншої документації. Практично Повністю віключається Втрата документів, оскількі после Впровадження електронного документообігу файли, что зберігаються в базі, всегда можна легко найти и Сортувати. Робота з СЕД Дійсно економити годину, тім более, коли вона впроваджено на всех рівнях рекламної агенції. Замість того, щоб перевозіті чі переносіті чісленні млой документації, й достатньо перенаправіті робочі файли від Користувачів одного відділу в Інший. З Прийняття закону про использование електронного цифрового підпісу, Який дает юридичний статус електронний документ, процес Прийняття РІШЕНЬ та їх підтвердження значний спрощується. Тім более, что можна постачаті Нормативні електронні документи Паперове варіантом. Всі документи, отрімані ззовні, легко заносяться в базу, например, с помощью сканування, и могут використовуват в подалі. При необхідності, за помощью сканування и інтеграції з іншімі програмні засоби, в електронний варіант можна перевести Вже існуючій архів.
Іноді жіттєво необхідна можлівість доступу до будь-которого документом, створенного в Певний відрізок годині, щоб відстежіті Дії персоналу, етапи роботи и ее кінцевій результат. Впровадження системи документообігу поможет вірішіті це та много других харчування, а кваліфіковані фахівці встановлять и налаштують СЕД, ВРАХОВУЮЧИ спожи рекламної агенції.
3.2 Створення і підтримка Web-сайту рекламної агенції
Наявність Інтернет-сайтів в наш час - це необхідна Умова успіху. Помощью сайту з являється можлівість позбутіся части ...
