ться в нормативних документах - положеннях про підрозділи та посадових інструкціях їх працівників.
Слід зазначити, що до теперішнього моменту в ТОВ «ГРАНД» відсутній такий нормативний документ, що регламентує документаційне забезпечення управління підприємства як інструкція з діловодства. Вона є нормативним документом, що регламентує організацію, правила, прийоми і процеси створення документів, порядок роботи з ними, здійснення контролю їх виконання. Інструкція повинна розроблятися відповідно до основними положеннями Державної системи документаційного забезпечення управління і Типової інструкції з діловодства в Федеральних органах виконавчої влади РФ. Стверджується інструкція Генеральним директором.
Положення інструкції з діловодства не повинні суперечити чинному законодавству у сфері інформації та документації.
Аналіз показує, що з працюючого в даний час на підприємстві секретар-діловод виконує основні функції, пов'язані з документаційного забезпечення управління. Він є головною фігурою діловодного процесу, при цьому має вищу освіту і формально підпорядковується директору. При цьому, ТОВ «ГРАНД» не має служби документаційного забезпечення управління.
Стан діловодства і загальна культура обслуговування керівників, фахівців значною мірою визначається якістю праці секретаря-діловода, яке, в свою чергу, залежить від рівня його організації.
Всі функції, права, обов'язки і відповідальність секретаря-діловода в певній формі повинні бути закріплені в посадовій інструкції, яка в ТОВ «ГРАНД» відсутня.
Всі документи ТОВ «ГРАНД» діляться на три документопотока: вхідні, одержувані від інших підприємств; вихідні, які передбачають при створенні відправку в інші підприємства; внутрішні, складені для потреб самого підприємства. Хоча вони тісно пов'язані між собою, кожен з цих потоків має свої правила обробки і напрямок руху.
Вхідний документопотік складають документи вищестоящих організацій, накази, листи і т.п., які містять директивні вказівки, роз'яснення та інші відомості, документи інших організацій, які обмінюються інформацією для вирішення питань, потребують спільних дій, скарги та заяви громадян.
Етапи обробки вхідних документів:
Документи можуть бути отримані поштою, доставлені кур'єром, відвідувачем, передані факсом.
У ТОВ «ГРАНД» поштою надходить 35% документів, факсом - 15% документів, за допомогою кур'єра - 10%, по електронній пошті - 35% документів, від приватних осіб - 5%.
На підприємстві немає співробітника документально відповідальної за одержання та облік кореспонденції, тому як приходять поштою документи, так і факси забирають іноді самі працівники ТОВ «ГРАНД». Це нерідко призводить до втрати кореспонденції або її несвоєчасного отримання співробітниками. Тому реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції, у тому числі вхідних і вихідних факсів проводиться не чітко.
Реєстрація інших видів організаційно-розпорядчих документів не здійснюється. Перелік документів, що підлягають реєстрації, відсутня.
При отриманні документів перевіряється правильність їх доставки (кореспонденція, доставлена ??не за адресою, пересилається відправнику), розкриваються конверти, оцінюється фізичний стан документів (пошкодженість тексту, неповне отримання факсимільного повідомлення), наявність додатків. Як правило, конверти знищуються, за винятком випадків, коли за штемпелем на конверті можна встановити дату відправлення або одержання документа, адреса відправника. У цих випадках конверт підкладають до документа. Якщо текст документа пошкоджений, в ньому відсутні додатки, то складається акт. Один примірник акта разом з отриманими документами відсилається відправнику.
На цьому етапі попереднього розгляду документів секретар-діловод зобов'язаний розподілити кореспонденцію між генеральним директором і структурними підрозділами. На вхідних документах проставляється відмітка про їх виконання, і вони реєструються в спеціальному журналі реєстрації документів.
Відповідна посадова особа пише на ньому резолюцію, що містить прийняте ним рішення по інформації, представленої в документі. Далі документ з резолюцією надходить головному бухгалтеру. Після реєстрації документ передається на виконання. Обов'язковій реєстрації підлягають документи, які з вищих підприємств, заяви і скарги громадян, кореспонденція від інших підприємств, що вимагає рішення або відповіді, матеріали постійного терміну зберігання.
Часто на підприємстві не ведеться робота по контролю за термінами виконання документів, так як терміни виконання керівництвом не встановлюються. Документи надходять до співробітників, минаючи керівництво, і виконання док...
