ументів проводиться співробітниками залежно від їх власних рішень.
Навіть для тих документів, які проходять через керівництво підприємства і передаються на виконання, терміни виконання документів не встановлюються, відмітки про передачу на виконання не ставляться, доручення керівництва носять усний характер.
У ТОВ «ГРАНД» не розроблений перелік документів, що підлягають постановці на контроль із зазначенням типових термінів виконання. Контрольні картки не заводяться. Попереджувальний контроль не ведеться.
У зв'язку з відсутністю контрольних термінів:
не ведеться перевірка ходу виконання документів;
виконавці не отримують попередніх попереджень про наближення термінів виконання;
зведення про невиконаних вчасно документах не составляется.
Керівництво підприємства не займається відстеженням стану виконавської дисципліни на підприємстві. Внаслідок цього бувають випадки втрати документів, несвоєчасного і неякісного їх виконання. Передача документів виконавцю часто ніяк не оформляється.
Поступово до виконавця, документ знаходиться у нього до повного вирішення питання. Коли робота над документом повністю завершена, на ініціативному документі проставляється відмітка про його виконання і направлення в справу.
Вихідні документи в ТОВ «ГРАНД» в процесі обробки також проходять ряд інстанцій. Робота над ними складається з складання проекту документа, передруку, узгодження, візування, підписання, реєстрації та обробки для відправки.
Починаючи підготовку вихідного документа, виконавець складає чорновий варіант - рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора або редактора над його текстом. Після необхідних консультацій виконавець складає проект документа, який підлягає узгодженню.
Документ оформляють на бланку, причому виконавець повинен знати, який бланк йому слід взяти для відповідного проекту документа: загальний бланк, бланк для письма, бланк конкретного виду документів, бланк посадової особи або бланк структурного підрозділу. Бланк посадової особи або бланк структурного підрозділу використовується в тому випадку, якщо посадова особа або керівник структурного підрозділу має право підписувати вид документа, який оформлюється на відповідному бланку. Це право закріплено в посадовій інструкції особи, що становить документ.
При необхідності зовнішнього погодження на проекті документа підприємства оформляється гриф погодження лише в тому випадку, коли документ необхідно узгодити з іншими організаціями.
Внутрішнє узгодження документа оформляється візою. Віза включає посаду візує, його особистий підпис, його розшифрування, дату візування. Внутрішнє узгодження проводиться з керівними співробітниками підприємства, керівниками структурних підрозділів, фахівцями, якщо текст документа стосується їхніх посадових обов'язків. Візуючи документ, кожен з них висловлює свою думку у відповідності з напрямком діяльності, за яку несе професійну відповідальність. Візи допомагають керівнику прийняти вірне рішення, оскільки, підписуючи документ, він всю відповідальність бере на себе.
Деякі документи підприємства знаходять юридичну силу після їх затвердження. Цей особливий спосіб введення документа в дію, що санкціонує поширення його на певне коло організацій, посадових осіб і громадян. Секретар-діловод ТОВ «ГРАНД» має у себе перелік документів, що вимагають затвердження.
Підготовлений і оформлений документ передається на підпис керівнику, в бланку проставляється дата підписання документа.
Повністю готовий підписаний документ передається для реєстрації та відправки.
Обробка і відправлення вихідних документів проводяться секретарем-діловодом підприємства. Перед заклеюванням конвертів він не завжди перевіряє наявність усіх вкладень, правильність, точність написаного адреси.
Документи, передані для відправлення, часто вирушають на наступний день, телеграми та термінова кореспонденція із запізненням.
Внутрішні документи підприємства проходять наступні стадії: підготовка проекту документа, передрук, узгодження, візування, підписання, передача адресату. Тому маршрути їх проходження на етапах підготовки та оформлення ті ж, що і у вихідних документів, а на етапі виконання збігаються з маршрутами вхідних документів.
Однак деякі види внутрішніх документів ТОВ «ГРАНД» мають свої маршрути. Протоколи не вимагають складання проекту; доповідні записки, довідки тощо надходять прямо до керівника, на ім'я якого вони написані. Від чіткості та оперативності руху та обробки документа залежить швидкість отримання інф...
