br />
.2 Аналіз документаційного забезпечення управління
Сьогодні вже багато прийшли до думки, що культура роботи з документами - це частина виробничої культури, а та, у свою чергу, є важливою передумовою успішної діяльності в умовах ринку. Тому документаційне забезпечення управління - така ж частина виробничої інфраструктури, абсолютно рівноправна і необхідна, як і обладнання, ресурси і персонал.
Керівник втрачає багато часу від неправильно або несвоєчасно оформлених документів, від невірних управлінських рішень або від неможливості швидко знайти потрібний документ.
Документи надходять на підприємство від клієнтів, партнерів, інших підприємств; створюються в діяльності самого підприємства; надходять керівництву для прийняття рішення, написання у вигляді резолюцій вказівок по виконанню і для підписання; відправляються адресатам.
Документи ТОВ «ГРАНД» оформляються в основному на бланках і мають встановлений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розташування.
У процесі документування діяльності ТОВ «ГРАНД» створюються різні види документів:
- організаційно-правова документація (статути, положення, правила, інструкції, штатні розписи);
розпорядча документація (накази, розпорядження, постанови, рішення, вказівки);
- інформаційно-довідкова документація (листи, телеграми, факси, акти, протоколи, доповідні та службові записки).
Посади головних керівників займають досвідчені фахівці, які добре знають технологію, здатні раціонально планувати виробництво, правильно його організувати, виконувати адміністративні функції.
У ТОВ «ГРАНД» використовується цехова структура управління, яка утворюється в результаті побудови апарату управління тільки з взаімоподчіненность органів у вигляді ієрархічної драбини. На чолі кожного підрозділу знаходиться керівник, наділений усіма повноваженнями і здійснює одноосібне керівництво підлеглими йому працівниками, зосереджують у своїх руках всі функції управління (Додаток 1).
Ця структура забезпечує: єдність і чіткість розпорядництва; згідність дій виконавців; чітку систему взаємних зв'язків між керівником і підлеглими; швидкість реакції у відповідь на прямі вказівки; отримання виконавцями зазначених між собою розпоряджень та завдань, забезпечених ресурсами; особисту відповідальність керівника за кінцеві результати діяльності свого підрозділу.
Розглядаючи документаційного діяльність можна сказати, що для будь-якого підприємства вона включає одні й ті ж діловоднихдокументи операції і процеси.
У ТОВ «ГРАНД» створюється, приймається від інших організацій маса документів, що містить інформацію різного плану економічну, політичну, бухгалтерську, статистичну, соціальну та ін.
У результаті спостережень за діяльністю службовців в ТОВ «ГРАНД» було виявлено, що всі головні фахівці в тій чи іншій мірі займаються документаційного забезпечення управління. У директора багато часу витрачається на переїзди, пошуки документів перевірку правильності внаслідок недбалого ставлення фахівців. Головний бухгалтер виконує роботу з документами неакуратно, спостерігаються помилки, представляє документи із запізненням, багато часу витрачається на пошук документів. Головний економіст приділяє багато часу плануванню, організації нормування і оплати праці, обліку та звітності, аналізу, що є його основними функціями. З іншого боку багато часу витрачається на виконання робіт, не передбачених посадовими обов'язками, є також втрати робочого часу, пов'язані з порушенням режиму праці. Головний інженер становить заявки на трудові та матеріально-технічні ресурси, багато часу витрачає на роботи, які безпосередньо є його посадовими обов'язками. Поряд з цим велику питому вагу займають переїзди і переходи. Техніки ведуть технічну документацію, багато часу приділяє технологічному керівництву, оперативному управлінню. Секретар-діловод багато часу витрачає на телефонні дзвінки, роботу на комп'ютері, копіювання документів і мало часу приділяється безпосередньо роботі з документами, що повинно бути основною його діяльності. Мало часу витрачається, як на роботу з надійшла, так і з вихідною документацією. Головний інженер займається веденням технічної документації: журнал прийому на ремонт і видачі з ремонту техніки, технічні паспорти, журнал з техніки безпеки. Необхідно відзначити те, що робочий день працівників апарату управління починається в 8-00 і закінчується о 17-00, перерва на обід з 12-00 до 13-00. У період збирання робочий день головних спеціалістів не нормований.
Основою організації праці персоналу є глибоке і чітке розділення функцій між підрозділами і виконавцями. Воно відбиває...
