ідділ, відділ управління персоналом і др.1С КУСХППроізводственний облік: Фінансовий, податковий, статистичний облік; Управління фінансовими засобами; Управління запасами на складі; Управління персоналом; Регулювання відносин з клієнтами; Розрахунок заробітної плати Бухгалтерія, Планово-економічний відділ, Директорат, Секретар, Відділ управління персоналом, і др.1С супутниковий моніторінгПланірованіе та облік польових робіт, Облік витрат палива в баках сільгосптехніки і заправних ємностях, Моніторинг сельхозтехнікіПроізводственние підрозділи Консультант плюсНорматівние документиЮрідіческій відділ, Секретар Selex, AfiFarmОбработка інформації по ВРХ, Управління стадомЖівотноводческій цех, МТФTeam ViewerУдаленное управління та технічна підтримка корпоративної сетіВсе підрозділу компанії
З даних, наведених у таблиці 1, видно, що рівень автоматизації документообігу в компанії досить високий.
ВАТ «Батьківщина» - підприємство з ефективно організованою структурою і достатнім штатом, робота з організації документаційного забезпечення здійснюється по декількох каналах. Так, управлінська інформація, створювана вищим менеджментом організації, обробляється секретарем організації. Фінансові документи акумулюються в рамках бухгалтерії та планово-економічного відділу, виробничі документи та документи, які реєструють факти господарського життя - у виробничих підрозділах компанії.
Розглянемо принципи роботи секретаря ВАТ «Родина». Документаційний потік в компанії рухається по декількох каналах: вхідні, вихідні і внутрішньоорганізаційні документи.
Відправляються ВАТ «Батьківщина» документи називаються вихідними.
Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється керівником відповідного підрозділу, або директором ВАТ «Батьківщина» (його заступниками).
Вихідні документи оформляються у двох примірниках, крім факсів і телефонограм, який складають в одному примірнику. Юридично значимі документи в обов'язковому порядку перевіряються юридичним відділом ВАТ «Родина». Таке узгодження оформляється візою.
Після підписання керівником, вихідний документ передається секретарю для реєстрації. Реєстрація вихідних документів ведеться в журналі, що містить такі графи (див. Таблицю 2).
Таблиця 2 - Форма журналу реєстрації вихідних документів
Дата документаІсход. №АдресатКраткое зміст/хто подпісалІсполнітель20.01.2013658/04ООО «КАМЕТ» Про прийом матеріалів/ПріходькоІванова
Реєстрація документів - найважливіший етап роботи з документами і визначається як «запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або отримання». Завдання реєстрації не вичерпуються лише урахуванням документів. Так як в реєстраційні форми вносяться головні відомості про документи, створюється база даних всіх зареєстрованих документах. У процесі реєстрації створюється інформаційно-пошукова система по всіх документах організації, яку потім можна використовувати для довідкової роботи і контролю за виконанням документів.
У ВАТ «Батьківщина» прийнята змішана система реєстрації, при якій частина документів реєструється централізовано секретарем, а інша її частина в структурних підрозділах.
У ВАТ «Батьківщина» реєстрація вхідних документів, відбувається в наступному порядку: секретар розбирає вхідну кореспонденцію і заносить дані про надійшли документах в реєстраційний журнал. При цьому (через відсутність переліку документів, що не підлягають реєстрації) реєструються практично всі вступники у ВАТ документи, включаючи запрошення, вітальні листи, прайс-листи і т.д.
На вхідному документі штампом у правому нижньому кутку проставляється дата надходження та номер по порядку. Реєстрація вхідних документів ВАТ «Батьківщина» здійснюється шляхом занесення даних в Журнал реєстрації вхідних документів, який ведеться і в традиційній (на паперовому носії) і в електронній формі (MS Excel).
Всі внутрішні документи, що надходять на ім'я Генерального директора, а також накази з основної та адміністративно-господарської діяльності реєструє секретар керівника.
Переходячи до аналізу документаційного забезпечення управління, необхідно зауважити, що, як і будь-яка інша сфера діяльності, управління документаційне потоком в організації може оцінюватися з точки зору її ефективності. У міжнародній практиці в якості критеріїв діяльності підприємства, що допомагають організації в досягненні стратегічних і тактичних цілей діяльності розробляються, так звані Ключові показники ефективності (KPI) [29].
Щоб отримати повну картину ефективності ДОП, виділяють категорії кількісних і які...
